JGL implanta Oracle Primavera Cloud para la gestión integrada de tareas

Como parte de su esfuerzo por modernizar las prácticas de gestión de proyectos, JGL introdujo principios ágiles en su entorno de I+D y adoptó Trello como herramienta basada en Kanban para apoyar la gestión iterativa de tareas. Aunque este enfoque mejoró la flexibilidad operativa y la coordinación a nivel de equipo, resultó complejo en el contexto del desarrollo farmacéutico regulado. La combinación de estrictos requisitos regulatorios, la incertidumbre inherente a la I+D y una configuración ágil muy flexible dio lugar a una visibilidad limitada de la estructura global del proyecto. La planificación se realizaba principalmente a nivel operativo, lo que dificultaba mantener una visión consolidada de hitos, interdependencias, cronogramas y prioridades a nivel de portafolio.

“No podíamos ver el panorama completo. No teníamos relaciones entre actividades, no podíamos calcular la ruta crítica y no entendíamos cómo los cambios a nivel operativo afectaban a nuestros KPI.” Ines Nenadić, PMP, coordinadora de proyectos, departamento de investigación y desarrollo

Pronto quedó claro que las limitaciones no eran inherentes a Trello como herramienta, sino a la forma en que se había implementado y gobernado dentro de un entorno

complejo de I+D. Aunque Trello ofrece funcionalidades para estructurar el trabajo mediante épicas, jerarquías de tareas e interdependencias, el elevado número de participantes dificultaba una planificación y mantenimiento consistentes. Sin un modelo claro de responsabilidades ni una coordinación central, los tableros se volvieron difíciles de estandarizar y mantener alineados. Mantener la calidad de los datos y la integridad estructural habría requerido una supervisión administrativa dedicada, ya que incluso pequeños cambios por parte de múltiples usuarios podían alterar la lógica global de la planificación. Como resultado, el sistema no proporcionaba a la dirección una base suficientemente fiable y consolidada para el control del cronograma y la toma de decisiones.

“Trello era demasiado ágil para nosotros. Lo utilizábamos a un nivel muy operativo, pero no podíamos conectar el trabajo con el nivel estratégico.” Ines Nenadić, PMP, coordinadora de proyectos, departamento de investigación y desarrollo

Surgieron inconsistencias entre los miembros de los equipos de proyecto. Algunos apenas participaban, mientras que otros aplicaban sus propios enfoques de planificación. Esto generó interpretaciones distintas y una disminución de la calidad de los datos. Las comparaciones entre proyectos dejaron de ser fiables y la elaboración de informes uniformes requería mucho tiempo. Además, se produjo un uso ineficiente de licencias debido a una utilización inactiva o inconsistente.

En total, alrededor de 35 empleados de I+D tenían acceso a Trello. JGL concluyó que no bastaba con implantar una nueva herramienta. Era necesario un enfoque integrado con procesos claros, roles bien definidos y definiciones estandarizadas de actividades. Las tareas planificadas debían tener el mismo significado en toda la empresa, para que los datos fueran comparables y útiles.

Para aportar claridad en un entorno de proyectos complejo, JGL decidió colaborar con Primaned como Partner estratégico en Project Controls. Juntos tradujimos los retos operativos y las ambiciones de crecimiento en una hoja de ruta clara y preparada para el futuro.

Siguiendo la recomendación de Primaned, JGL seleccionó Oracle Primavera Cloud (OPC) como base de su entorno de Project Controls. Este software constituye el fundamento de una forma de trabajo híbrida, integrando el enfoque tradicional en cascada para la planificación con elementos ágiles como las tareas.

“Somos ágiles a nivel operativo, pero mucho más orientados al modelo en cascada a nivel estratégico. Necesitábamos una herramienta que pudiera gestionar ambos niveles.” Ines Nenadić, PMP, coordinadora de proyectos, departamento de investigación y desarrollo

A diferencia de Trello, diseñado principalmente para la gestión ligera de tareas, Oracle Primavera Cloud proporciona visibilidad sobre la estructura completa del proyecto, incluyendo el cronograma y las responsabilidades. Esto genera la transparencia necesaria para proyectos de I+D regulados y multidisciplinares. OPC ofrece un mayor nivel de visibilidad del proyecto, permite el análisis de la ruta crítica y facilita la integración de la propiedad de las tareas y las fechas de finalización directamente en el plan. Esto encaja perfectamente con las necesidades de JGL.

Primaned implementó el entorno OPC con un fuerte enfoque en la gobernanza y el uso de plantillas reutilizables. Nuestros consultores impartieron tres días de formación personalizada y acompañamiento. Tradujeron las capacidades de OPC al contexto de trabajo de I+D, dejando al mismo tiempo espacio para que JGL definiera sus propios procesos.

“Suzanne y Ghislaine fueron muy profesionales. Nos ayudaron a entender cómo funciona Primavera y nos guiaron a través de la estructura.” Ines Nenadić, PMP, coordinadora de proyectos, departamento de investigación y desarrollo

Un elemento clave fue establecer una forma de trabajo coherente y definir claramente actividades y tareas dentro de JGL. A través de acuerdos conjuntos, se logró consistencia en la forma de modelar las tareas planificadas, creando la base para una mejor interpretación y reporting. Se organizaron formaciones internas para reforzar las competencias y consolidar la responsabilidad sobre la gestión de tareas. Durante sesiones de sprint, los consultores de Primaned introdujeron al equipo en OPC de forma práctica mediante el OPC Task Module. Dado que la participación interna fue limitada durante la fase de implementación, se prestó especial atención a la transferencia de conocimiento y a la construcción de una forma de trabajo propia con OPC.