JGL implementeert Oracle Primavera Cloud voor geïntegreerd taakbeheer

Als onderdeel van de modernisering van de projectmanagementaanpak introduceerde JGL agile principes binnen de R&D-omgeving, waarbij Trello werd ingezet als Kanban-tool voor taakbeheer in korte cycli. Deze aanpak zorgde voor meer flexibiliteit en betere afstemming op teamniveau, maar bleek minder geschikt binnen de context van gereguleerde farmaceutische ontwikkeling. De combinatie van strikte regelgeving, kenmerkende onzekerheid binnen R&D en een zeer flexibele agile inrichting leidde tot beperkt inzicht in de samenhang binnen projecten. De planning vond vooral plaats op operationeel niveau, waardoor het lastig was om een totaaloverzicht te behouden van mijlpalen, afhankelijkheden, doorlooptijden en prioriteiten op portfolioniveau. 

“Het grotere geheel ontbrak. We hadden geen relaties tussen activiteiten, konden het kritieke pad niet berekenen en zagen niet hoe verschuivingen op operationeel niveau onze KPI’s beïnvloedden.”
— Ines Nenadić, PMP, Projectcoördinator  R&D 

Al snel werd duidelijk dat de beperkingen niet zozeer in Trello als tool zaten, maar vooral in de manier waarop het werd toegepast binnen een complexe R&D omgeving. Hoewel Trello mogelijkheden biedt om werk te structureren via epics, taakhiërarchieën en afhankelijkheden, maakte het grote aantal betrokken gebruikers consistente planning en beheer lastig. Zonder een duidelijk eigenaarschapsmodel en centrale regie werden Trello-borden moeilijk te standaardiseren en op elkaar af te stemmen. Het waarborgen van datakwaliteit en structurele samenhang vereiste bovendien actief beheer, omdat zelfs kleine wijzigingen door meerdere gebruikers de planningslogica konden verstoren. Hierdoor bood het systeem onvoldoende betrouwbare en samenhangende informatie voor sturing en besluitvorming.

“Trello was voor ons te agile. We gebruikten het op een laag operationeel niveau, maar konden het werk niet koppelen aan het strategische niveau.”
— Ines Nenadić, PMP, Projectcoördinator  R&D 

Binnen teams ontstonden verschillen in gebruik. Sommige gebruikers waren inactief, terwijl anderen hun eigen werkwijze hanteerden. Dit leidde tot uiteenlopende interpretaties en afnemende datakwaliteit. Vergelijkingen tussen projecten werden onbetrouwbaar en het opstellen van uniforme rapportages kostte veel tijd. Daarnaast ging er licentiecapaciteit verloren door inactief of inconsistent gebruik.

In totaal hadden ongeveer 35 R&D  medewerkers toegang tot Trello. JGL concludeerde dat een nieuw hulpmiddel alleen niet voldoende was. Er was behoefte aan een integrale aanpak met duidelijke processen, heldere rollen en gestandaardiseerde definities van activiteiten. Een geplande taak moest overal dezelfde betekenis hebben, zodat data vergelijkbaar en bruikbaar werd.

Om structuur en overzicht te creëren in een complexe projectomgeving schakelde JGL Primaned in als strategische partner in projectbeheersing. Samen vertaalden we operationele knelpunten en groeidoelstellingen naar een heldere en toekomstbestendige roadmap.

Op advies van Primaned koos JGL voor Oracle Primavera Cloud (OPC) als fundament voor de projectbeheersingsomgeving. Deze software ondersteunt een hybride werkwijze waarin klassieke watervalplanning wordt gecombineerd met agile elementen zoals taken.

“Op operationeel niveau werken we agile, maar op strategisch niveau veel meer volgens de watervalaanpak. We hadden een tool nodig die beide niveaus ondersteunt.” — Ines Nenadić, PMP, Projectcoördinator R&D

In tegenstelling tot Trello, dat primair gericht is op lichtgewicht taakbeheer, biedt Oracle Primavera Cloud inzicht in het volledige projectstructuur, inclusief planning en verantwoordelijkheden. Dit biedt het overzicht dat nodig is voor gereguleerde en multidisciplinaire R&D-projecten. OPC biedt meer projectinzicht dan Trello, ondersteunt kritieke pad analyse en maakt het mogelijk om taakeigenaarschap en einddatums direct in de planning op te nemen. Dit sluit goed aan bij de behoeften van JGL. 

Primaned implementeerde de OPC omgeving met een sterke focus op governance en herbruikbare templates. Onze consultants verzorgden drie dagen maatwerktraining en begeleiding. Daarbij werden de mogelijkheden van OPC vertaald naar de R&D-werkwijze, met ruimte voor JGL om eigen proceskeuzes te maken. 

“Suzanne en Ghislaine waren zeer professioneel. Ze hielpen ons begrijpen hoe Primavera werkt en begeleidden ons bij het opzetten van de structuur.”
— Ines Nenadić, PMP, Projectcoördinator R&D

 Een belangrijk onderdeel van de aanpak was het vastleggen van een eenduidige werkwijze en het scherp definiëren van activiteiten en taken. Door gezamenlijke afspraken ontstond meer consistentie in hoe taken worden vastgelegd, wat de basis vormt voor betere interpretatie en rapportage. Interne trainingen versterkten vaardigheden en eigenaarschap. Tijdens sprints maakten teams op een praktische manier kennis met de OPC Task Module. Omdat de betrokkenheid van het interne team tijdens de implementatie beperkt was, lag extra nadruk op kennisoverdracht en het borgen van een duurzame werkwijze.