Cómo el software modular de PMWeb transformó la transparencia en la gestión inmobiliaria de Carl Zeiss

Carl Zeiss operaba en un entorno de gestión de proyectos fragmentado, basándose en diferentes herramientas y sistemas para la gestión de proyectos y activos. Este enfoque inconexo provocaba problemas de colaboración, incoherencias en los datos e ineficiencias entre los equipos. Sin una solución centralizada, Zeiss se enfrentaba a una visibilidad limitada de su cartera y a retrasos en la toma de decisiones críticas.

La empresa necesitaba una solución única e integrada de gestión de la cartera de proyectos que aportara estructura y coherencia a sus procesos de gestión inmobiliaria corporativa (CREM). La herramienta elegida debía ser compatible con funciones esenciales, como la gestión de documentos y la colaboración, el control de datos, la gestión de carteras y costes, la planificación del mantenimiento y la inversión, la gestión de la demanda y la gestión de proyectos.

El objetivo era crear una experiencia de marca armonizada en todas las iniciativas inmobiliarias, con total transparencia en cuanto a necesidades, costes, esfuerzo, espacio y servicios. Zeiss también quería permitir una toma de decisiones más rápida y basada en datos a través de puertas claramente definidas dentro de su organización matricial. Al mismo tiempo, pretendían optimizar el coste y el rendimiento de las operaciones inmobiliarias.

Tras un análisis exhaustivo, Zeiss eligió PMWeb como la solución que mejor respondía a sus necesidades. PMWeb ya contaba con una amplia trayectoria en empresas líderes de distintos sectores y ofrecía una solución “todo en uno” capaz de cubrir todo el ciclo de planificación, construcción y operación. La plataforma integra gestión documental, motores de flujo de trabajo visual, potentes herramientas de informes y la flexibilidad necesaria para adaptarse a requisitos específicos del sector. Además, destaca por su facilidad de uso diario, su configuración por funciones y la sencillez en la administración del sistema.

Para la implementación, Zeiss se alió con Primaned, Partner de PMWeb en Europa, gracias a su sólida experiencia en gestión de proyectos y en la configuración de PMWeb en entornos organizativos complejos. La implementación comenzó en agosto de 2019 y el sistema entró en funcionamiento en enero de 2020.

Una fase de pruebas y piloto fue clave para alinear PMWeb con la realidad de los proyectos de Zeiss. A partir de un plan de pruebas formal diseñado por Primaned, se invitó a las partes interesadas de SIS a explorar el sistema, validar los flujos de trabajo propuestos y aportar comentarios estructurados. Este enfoque colaborativo permitió ajustar la plataforma a los procesos de negocio reales y allanó el camino para una adopción exitosa en toda la empresa.

La implementación sustituyó múltiples herramientas heredadas por un único entorno en el que se integran los módulos de gestión de proyectos, carteras y activos. Se desarrollaron informes y cuadros de mando que ofrecen a Zeiss información en tiempo real sobre el estado actual, las lagunas de datos y el rendimiento de los proyectos. Todos los procesos operativos se integraron en los flujos de trabajo de PMWeb, con etapas claramente definidas que guían los pasos de gobernanza y aprobación.

La solución incluye además plantillas personalizadas para los proyectos inmobiliarios de Zeiss en todo el mundo, lo que permite una ejecución y un reporting coherentes con independencia de la ubicación.