Hoe de modulaire software van PMWeb de transparantie in vastgoedbeheer bij Carl Zeiss heeft verbeterd

Carl Zeiss werkte in een gefragmenteerde projectmanagementomgeving, waarbij verschillende tools en systemen werden gebruikt voor project- en assetmanagement. Deze versnipperde aanpak leidde tot samenwerkingsproblemen, inconsistenties in data en inefficiëntie binnen de teams. Zonder een gecentraliseerde oplossing had Zeiss beperkt inzicht in het portfolio en ontstonden vertragingen bij cruciale besluitvorming.

Het bedrijf had behoefte aan één geïntegreerde Project Portfolio Management-oplossing die structuur en consistentie kon brengen in de Corporate Real Estate Management (CREM)-processen. De gekozen tool moest essentiële functies ondersteunen, waaronder document- en samenwerkingsbeheer, databeheer, kosten- en portfoliomanagement en planning op het gebied van onderhoud, investeringen en projecten.

Het doel was om een geharmoniseerde merkervaring te creëren voor alle vastgoedinitiatieven, met volledige transparantie over behoeften, kosten, inspanningen, ruimte en diensten. Daarnaast wilde Zeiss sneller en datagedreven beslissingen mogelijk maken via duidelijk gedefinieerde beslismomenten binnen de matrixorganisatie. Tegelijkertijd streefden zij naar optimalisatie van de kosten en prestaties van het vastgoedbeheer.

Na een zorgvuldige afweging koos Zeiss voor PMWeb als de tool die het beste aansloot bij hun behoeften. PMWeb heeft een sterke staat van dienst bij toonaangevende bedrijven in diverse sectoren en biedt een alles-in-één oplossing die de volledige Plan, Build, Operate-cyclus ondersteunt. De software bevat geïntegreerd documentbeheer, visuele workflow-engines, rapportagetools en de flexibiliteit om aan branchespecifieke eisen te voldoen. Daarnaast staat het bekend als zeer gebruiksvriendelijk, zowel in dagelijks gebruik als in de configuratie voor specifieke rollen en het systeembeheer.

Voor de implementatie werkte Zeiss samen met Primaned, de Europese implementatiepartner van PMWeb, vanwege hun diepgaande expertise in projectbeheersing en ervaring met het configureren van PMWeb binnen complexe organisaties. De implementatie startte in augustus 2019 en het systeem ging live in januari 2020.

Een test- en pilotfase was essentieel om PMWeb af te stemmen op de realiteit van de projecten van Zeiss. Onder een formeel testplan, ontwikkeld door Primaned, werden stakeholders van SIS uitgenodigd om het systeem te verkennen, de voorgestelde workflows te testen en gestructureerde feedback te geven. Deze gezamenlijke aanpak maakte het mogelijk om het platform aan te passen aan de werkelijke bedrijfsprocessen en maakte de weg vrij voor een succesvolle implementatie in de hele organisatie.

De implementatie verving meerdere verouderde tools en introduceerde één omgeving waarin project-, portfolio- en assetmanagementmodules samenkomen. Rapportages en dashboards geven Zeiss voortaan realtime inzicht in statussen, datakwaliteit en projectprestaties. Alle operationele processen werden geïntegreerd in PMWeb-workflows, met duidelijk gedefinieerde stappen om governance- en goedkeuringstrajecten te begeleiden.

Daarnaast omvatte de oplossing op maat gemaakte templates voor de wereldwijde vastgoedprojecten van Zeiss, waardoor consistente uitvoering en rapportage mogelijk werd, ongeacht de locatie.