Wie die modulare Software von PMWeb die Transparenz des Immobilienmanagements bei Carl Zeiss verbessert

ZEISS verwendete eine Vielzahl von Tools für die Projektabwicklung und das Asset Management. Dies erschwerte die Zusammenarbeit, erzeugte inkonsistente Daten und führte zu Ineffizienzen zwischen den Teams. Dadurch war die Transparenz des Portfolios eingeschränkt und wichtige Entscheidungen wurden oft verzögert.

Zeiss benötigte eine einzige, integrierte Lösung für das Projektportfoliomanagement, um die Prozesse des Corporate Real Estate Management (CREM) zu strukturieren und zu vereinheitlichen. Die Plattform musste das Dokumenten- und Kooperationsmanagement, die Datenverwaltung, das Portfolio- und Kostenmanagement, die Instandhaltungs- und Investitionsplanung, das Bedarfsmanagement und das End-to-End-Projektmanagement abdecken.

Das Ziel war klar: eine einheitliche Arbeitsweise und ein konsistentes "Markenerlebnis" für alle Immobilieninitiativen zu schaffen. Zeiss wollte außerdem schnellere, datengestützte Entscheidungen durch definierte Genehmigungsverfahren innerhalb seiner Matrixorganisation treffen und gleichzeitig die Kosten und die Leistung seines Immobilienbetriebs verbessern.

Nach der Bewertung der Optionen entschied sich Zeiss für PMWeb als die beste Lösung. Es bot eine All-in-One-Plattform zur Unterstützung des gesamten Plan-Build-Operate-Zyklus, mit integriertem Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, Reporting und der Flexibilität, sich an die Arbeitsweise von Zeiss anzupassen. Darüber hinaus wurde die Plattform als benutzerfreundlich bei der täglichen Nutzung, der rollenbasierten Konfiguration und der Systemverwaltung angesehen.

Zeiss entschied sich für Primaned, den europäischen Implementierungspartner von PMWeb, aufgrund seiner Expertise in der Projektsteuerung und seiner Erfahrung bei der Bereitstellung von PMWeb in komplexen Organisationen. Die Implementierung begann im August 2019 und ging im Januar 2020 in Betrieb.

Eine strukturierte Test- und Pilotphase half dabei, PMWeb an die tatsächlichen Projektanforderungen anzupassen. Anhand eines formalen Testplans von Primaned erkundeten die wichtigsten Stakeholder das System, testeten die vorgeschlagenen Workflows und gaben strukturiertes Feedback. So konnte die Konfiguration die tatsächlichen Geschäftsprozesse widerspiegeln und die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördern.

PMWeb ersetzte mehrere Legacy-Tools durch eine integrierte Umgebung, die Projekt-, Portfolio- und Anlagenmanagement vereint. Es wurden Echtzeitberichte und Dashboards entwickelt, um den aktuellen Status, Datenlücken und die Projektleistung aufzuzeigen. Operative Prozesse wurden in Workflows eingebettet, unterstützt durch klare Stage Gates für Governance und Freigaben. Maßgeschneiderte Vorlagen für die globalen Immobilienprojekte von Zeiss sorgten für eine weltweit einheitliche Ausführung und Berichterstattung, unabhängig vom Standort.