JGL implementiert Oracle Primavera Cloud für integriertes Aufgabenmanagement

Im Rahmen der Modernisierung seiner Projektmanagementpraktiken führte JGL agile Prinzipien in seiner F & E Umgebung ein und setzte Trello als Kanban basiertes Werkzeug für ein iteratives Aufgabenmanagement ein. Dieser Ansatz erhöhte die operative Flexibilität und die Koordination auf Teamebene, erwies sich jedoch im regulierten Umfeld der pharmazeutischen Entwicklung als herausfordernd. Die Kombination aus strengen regulatorischen Anforderungen, inhärenter Unsicherheit in der F & E sowie einer sehr flexiblen agilen Arbeitsweise führte zu einer eingeschränkten Transparenz der Gesamtprojektstruktur. Die Planung erfolgte überwiegend auf operativer Ebene, wodurch ein konsolidierter Überblick über Meilensteine, Abhängigkeiten, Zeitpläne und Prioritäten auf Portfolioebene fehlte.

„Wir konnten das große Ganze nicht erkennen. Es gab keine Beziehungen zwischen den Aktivitäten, wir konnten den kritischen Pfad nicht berechnen und nicht nachvollziehen, wie sich Veränderungen auf operativer Ebene auf unsere KPIs auswirken.“ Ines Nenadić, PMP, Projektkoordinatorin Forschung und Entwicklung

Schnell wurde deutlich, dass die Einschränkungen nicht im Tool Trello selbst lagen, sondern in der Art und Weise, wie es in einem komplexen F & E Umfeld implementiert und gesteuert wurde. Trello bietet zwar Funktionen zur Strukturierung von Arbeit über

Epics, Aufgabenhierarchien und Abhängigkeiten, jedoch erschwerte die große Anzahl beteiligter Personen eine konsistente Planung und Pflege. Ohne ein klar definiertes Modell für Verantwortlichkeiten und eine zentrale Koordination wurden die Boards zunehmend schwer zu standardisieren und konsistent zu halten. Die Sicherstellung von Datenqualität und struktureller Integrität hätte eine dedizierte administrative Steuerung erfordert, da bereits kleinere Änderungen durch verschiedene Nutzer die Gesamtlogik der Planung beeinträchtigen konnten. Dadurch entstand keine verlässliche und konsolidierte Grundlage für Terminsteuerung und fundierte Entscheidungen.

„Trello war für uns zu agil. Wir haben es auf sehr operativer Ebene genutzt, konnten die Arbeit aber nicht mit der strategischen Ebene verknüpfen.“ Ines Nenadić, PMP, Projektkoordinatorin Forschung und Entwicklung

Zwischen den Projektbeteiligten entstanden Inkonsistenzen. Einige waren kaum aktiv, während andere eigene Planungsansätze verfolgten. Dies führte zu unterschiedlichen Interpretationen und einer sinkenden Datenqualität. Projektvergleiche wurden unzuverlässig und die Erstellung einheitlicher Berichte zeitaufwendig. Zusätzlich kam es durch inaktive oder inkonsistente Nutzung zu ineffizientem Einsatz von Lizenzen.

Insgesamt hatten rund 35 Mitarbeitende im Bereich Forschung und Entwicklung Zugriff auf Trello. JGL erkannte, dass mehr erforderlich war als nur ein neues Tool. Benötigt wurde ein integrierter Ansatz mit klar definierten Prozessen, eindeutigen Rollen und standardisierten Aktivitätsdefinitionen. Geplante Aufgaben mussten überall die gleiche Bedeutung haben, damit Daten vergleichbar und belastbar werden.

Um Klarheit in einem komplexen Projektumfeld zu schaffen, entschied sich JGL für Primaned als strategischen Partner für Projektsteuerung. Gemeinsam wurden die operativen Herausforderungen und Wachstumsambitionen in eine klare und zukunftssichere Roadmap übersetzt.

Auf Empfehlung von Primaned wählte JGL Oracle Primavera Cloud (OPC) als Grundlage für die Projektsteuerungsumgebung. Diese Software bildet die Basis für eine hybride Arbeitsweise, indem sie den klassischen Wasserfallansatz in der Terminplanung mit agilen Elementen wie Aufgaben integriert.

„Wir arbeiten auf operativer Ebene agil, auf strategischer Ebene jedoch deutlich stärker nach dem Wasserfallprinzip. Wir brauchten ein Tool, das beide Ebenen abbilden kann.“ Ines Nenadić, PMP, Projektkoordinatorin Forschung und Entwicklung

Im Gegensatz zu Trello, das primär für leichtgewichtiges Aufgabenmanagement konzipiert ist, bietet Oracle Primavera Cloud Transparenz über die vollständige

Projektstruktur einschließlich Terminplan und Verantwortlichkeiten. Dadurch entsteht die notwendige Übersicht für regulierte und multidisziplinäre F & E Projekte. OPC ermöglicht ein höheres Maß an Projekteinsicht, unterstützt die Analyse des kritischen Pfads und erlaubt es, Aufgabenverantwortung sowie Endtermine direkt im Terminplan zu integrieren. Dies entspricht den Anforderungen von JGL.

Primaned implementierte die OPC Umgebung mit einem klaren Fokus auf Governance und wiederverwendbare Vorlagen. Unsere Berater führten drei Tage maßgeschneiderte Schulungen und Unterstützung durch. Dabei wurden die Funktionalitäten von OPC in den Kontext der F & E Arbeitsweise übersetzt, während gleichzeitig Raum für eigene Prozessentscheidungen von JGL blieb.

„Suzanne und Ghislaine waren sehr professionell. Sie haben uns geholfen zu verstehen, wie Primavera funktioniert, und uns durch die Struktur geführt.“ Ines Nenadić, PMP, Projektkoordinatorin Forschung und Entwicklung

Ein zentrales Element war die Etablierung einer einheitlichen Arbeitsweise sowie die klare Definition von Aktivitäten und Aufgaben innerhalb von JGL. Durch gemeinsame Vereinbarungen entstand Konsistenz in der Modellierung geplanter Aufgaben, was die Grundlage für bessere Interpretation und Berichterstattung bildet. Interne Schulungen stärkten die Kompetenzen und verankerten die Verantwortung für das Aufgabenmanagement. In Sprint Sessions führten die Primaned Berater die Teammitglieder praxisnah in das OPC Task Modul ein. Da die interne Einbindung während der Implementierungsphase begrenzt war, lag ein besonderer Fokus auf Wissenstransfer und dem Aufbau einer eigenständigen Arbeitsweise mit OPC.