Historisch gezien vertrouwde Strukton Infra Specials (SIS) sinds 2005 op Oracle Primavera P6 voor gedetailleerde projectplanning, aangevuld met de aparte risicomanagementtool Oracle Primavera Risk Analysis (OPRA). Het bedienen en zelf onderhouden van meerdere softwaretools vergde aanzienlijke investeringen en leidde tot gefragmenteerde processen.

''Het doel was niet alleen om van tool te wisselen, maar om de kosten op lange termijn te verlagen, IT-afhankelijkheden te elimineren en planning- en risicoworkflows te verenigen in een toekomstbestendige cloudomgeving.''

In de zomer van 2024 startte Arnoud Gilde, Manager Projectbeheersing, een overgang naar Oracle Primavera Cloud als onderdeel van een bredere IT-strategie om hun projectbeheersingsomgeving te moderniseren. Het doel was niet alleen om van tool te wisselen, maar om de kosten op lange termijn te verlagen, IT-afhankelijkheden te elimineren en planning- en risico-workflows te verenigen in een toekomstbestendige cloudomgeving.

SIS stelde vast dat er behoefte was aan een geïntegreerde cloud-gebaseerde oplossing die de kosten zou verlagen, de activiteiten zou stroomlijnen en de interne beheermogelijkheden zou verbeteren.

Aanvankelijk gepland als een Quick Start, veranderde de aanpak toen SIS de noodzaak inzag van een gestructureerde, toekomstbestendige implementatie. Samen met consultants van Primaned bouwde het team de OPC-omgeving helemaal opnieuw op: het zorgvuldig ontwerpen van de governancestructuur, het definiëren van gebruikersrollen en -rechten en het afstemmen van de mappenstructuren om gegevensvervuiling te voorkomen.

Deze sterke basis werd bewust zo ontworpen dat de focus eerst lag op planning en risicobeheer, met toekomstige fasen gepland voor resource- en portfoliomanagement. De OPC-setup is ook zo ontworpen dat andere bedrijfsonderdelen van Strukton, zoals Strukton Rail en Wegen & Beton, er in de toekomst gebruik van kunnen maken.

De ondersteuning van Primaned ging verder dan alleen de technische inrichting. onsultants zorgden voor back-up coördinatie, op maat gemaakte configuratiedocumentatie en praktische procesrichtlijnen. Deze richtlijnen hadden betrekking op belangrijke elementen zoals governance, gebruikersrollen en de omgevingsstructuur, zodat SIS de omgeving zelfstandig kon beheren. Dankzij deze procesgestuurde, door consultants geleide aanpak kon SIS volledig de controle nemen over hun OPC-omgeving en profiteren van de flexibiliteit en schaalbaarheid van een moderne SaaS-oplossing.

De consultants van Primaned waren zeer flexibel en intuïtief en hadden een goed begrip van de behoeften van onze planners. Hun expertise zorgde voor een soepele en gestructureerde implementatie.''

Een belangrijk onderdeel van de implementatie was de test- en pilotfase, geleid door een formeel testplan dat door Primaned was ontwikkeld. De belanghebbenden van SIS werden uitgenodigd om in de testomgeving te werken, processtappen te valideren en gestructureerde feedback te geven op het voorgestelde procesplan. Deze gezamenlijke aanpak gaf het team de ruimte om het systeem af te stemmen op de werkelijke projectbehoeften, waardoor een solide basis werd gelegd voor een betere acceptatie en betere resultaten in de volgende fase.