BEW wechselt unter Zeitdruck von Microsoft Project Online zu Oracle Primavera Cloud

Die Einstellung von Microsoft Project Online zum 30. September 2026 setzte BEW eine klare Frist. Das Unternehmen musste eine Nachfolgelösung auswählen, genehmigen lassen und einführen, während die laufenden Projekte im Portfolio weitergeführt wurden.

Der Umfang der Migration machte dies besonders anspruchsvoll. BEW musste mehr als 40 aktive Terminpläne mit rund 100.000 Vorgängen migrieren, ohne die laufende Terminplanung zu unterbrechen oder wichtige Informationen für die Steuerung der Projekte zu verlieren. Gleichzeitig reichten externe Auftragnehmer weiterhin regelmäßig aktualisierte Microsoft Project Terminpläne ein. Das Team benötigte daher einen praktikablen Prozess, um diese wiederkehrenden Aktualisierungen während und nach der Umstellung zu verarbeiten.

Mindestens ebenso wichtig war die Herausforderung im Bereich der Projektsteuerung. BEW betreute rund 45 aktive Projekte mit zahlreichen gegenseitigen Abhängigkeiten. An einem einzigen Baustandort konnten mehrere Projekte parallel laufen, mit Abhängigkeiten zwischen Ingenieurleistungen, Bauarbeiten, Auftragnehmern und technischen Schnittstellen. Microsoft Project Online bot nicht die erforderliche Übersicht auf Programmebene, um diese Terminpläne zusammenzuführen und ihre Abhängigkeiten strukturiert zu steuern.

„Wir brauchten einen übergeordneten Programmterminplan, der die einzelnen Terminpläne zusammenführt. Die Abhängigkeiten zwischen den Projekten ließen sich in Microsoft Project Online nur schwer steuern.“ - Torsten Puls, Teamleiter Terminplanung und Schnittstellenmanagement bei BEW

Die Migration bot BEW damit auch die Gelegenheit, die Projektsteuerung fachlich weiterzuentwickeln. Das Unternehmen benötigte eine Lösung für komplexe Infrastrukturprojekte sowie Bauvorhaben und Ingenieurprojekte. Diese sollte die Verknüpfung einzelner Terminpläne ermöglichen und eine verlässlichere Grundlage für Berichte, Analysen und Dashboards schaffen.

Hinzu kam eine wichtige organisatorische Herausforderung. BEW stellte gleichzeitig von den Systemen von Vattenfall auf eine eigene IT Infrastruktur um. Als Betreiber kritischer Infrastruktur musste das Unternehmen vor der Einführung einer neuen Cloudplattform umfangreiche Beschaffungsprozesse, Sicherheitsprüfungen und Genehmigungsverfahren durchlaufen. Datenschutz, Cybersicherheit und interne Governance waren dabei von Beginn an wesentliche Anforderungen.

BEW schloss die erste Migration von mehr als 40 Terminplänen mit über 100.000 Vorgängen innerhalb von rund drei Monaten ab. Die grundlegende Einrichtung der Planungsumgebung und die Schulung des Terminplanungsteams waren abgeschlossen. Die Anwender arbeiteten bereits mit Oracle Primavera Cloud, während die laufenden Infrastrukturprojekte ohne Unterbrechung fortgeführt wurden.

Mit der Umstellung wurde eine einheitlichere Grundlage für die Projektterminplanung geschaffen. BEW verfügt nun über eine gemeinsame Planungsstruktur und baut die internen Kompetenzen weiter aus, um regelmäßige Aktualisierungen von Auftragnehmern eigenständig zu prüfen und zu migrieren. Dies ist insbesondere für die monatlich eingereichten Microsoft Project Terminpläne von Bedeutung, die weiterhin Bestandteil bestehender Vereinbarungen zur Projektabwicklung sind.

Gleichzeitig sammelt das Team zunehmend Erfahrung mit der neuen Plattform. Wöchentliche Abstimmungen und die Unterstützung durch Kollegen mit Primavera Erfahrung helfen den Terminplanern, praktische Fragen zu klären. Zum Zeitpunkt des Interviews befanden sich die Anwender noch in der Einarbeitungsphase. Messbare Effizienzsteigerungen lagen daher noch nicht vor.

Nach Einschätzung von BEW waren zu diesem Zeitpunkt rund 70 bis 80 Prozent des gesamten Implementierungsumfangs abgeschlossen. Zu den verbleibenden Aufgaben gehörten insbesondere integrierte Programmterminpläne, Berichte, Dashboards und die begleitende Dokumentation.

„Die Migration ist abgeschlossen und die Schulungen sind beendet. Wir arbeiten jetzt an den verbleibenden Themen: Programmterminpläne, Berichte, Dashboards und Dokumentation.“ - Torsten Puls, Teamleiter Terminplanung bei BEW

In der nächsten Phase steht die Verknüpfung der einzelnen Projektterminpläne an den jeweiligen Baustandorten im Mittelpunkt. Dadurch soll BEW die Abhängigkeiten zwischen den Projekten und deren Auswirkungen auf das Gesamtprogramm besser bewerten können. Die zugehörigen Berichte und Dashboards sollen dem Projektmanagement und der Unternehmenssteuerung eine klarere Informationsgrundlage bieten.

Da BEW die laufenden Aufgaben in der Terminplanung zunehmend eigenständig übernimmt, kann das Unternehmen bei Bedarf weiterhin auf die fachliche Unterstützung von Primaned zurückgreifen. Als Partner, der mit der Planungsumgebung vertraut ist, kann Primaned auch bei den verbleibenden Aufgaben und der Prüfung weiterer Entwicklungsmöglichkeiten unterstützen. So bleibt die Kontinuität der Zusammenarbeit gewahrt.

Langfristig möchte BEW die Terminplanung enger mit dem Risikomanagement, Ressourcenmanagement und Aufgabenmanagement verknüpfen. Diese Schritte stehen noch unter dem Vorbehalt interner Entscheidungen und weiterer Evaluierungen. Die gemeinsame Planungsstruktur und die wachsenden internen Kompetenzen schaffen dafür eine Grundlage. Gleichzeitig bieten sie die Basis für eine weitere Zusammenarbeit, wenn sich die Anforderungen an die Projektsteuerung bei BEW weiterentwickeln.