Migratie Van Microsoft Project Naar Oracle Primavera Cloud

SECTOR

Energie en stadsverwarming

UITDAGING

BEW gebruikte Microsoft Project Online als primaire planningsomgeving. Toen de uitfasering van het platform werd aangekondigd, moest het bedrijf snel een nieuwe oplossing vinden. BEW moest Microsoft Project Online tijdig vervangen en tegelijkertijd meer grip krijgen op een groot geheel van onderling afhankelijke projecten en planningen.

RESULTATEN

In ongeveer drie maanden werden meer dan 40 planningen met in totaal circa 100.000 activiteiten gemigreerd naar Oracle Primavera Cloud. De planners van BEW konden al in de nieuwe omgeving werken terwijl de verdere implementatie nog in volle gang was.

BELANGRIJKSTE PRODUCTEN

Oracle Primavera Cloud (OPC)

bew.berlin →

“Op één bouwlocatie kunnen vijf of zes projecten lopen die nauw met elkaar samenhangen. Er zijn veel onderlinge afhankelijkheden. Met Microsoft Project Online konden we die raakvlakken niet beheren zoals we dat wilden, maar met OPC ging dat eenvoudig.”

Torsten Puls

Teamleider planning en raakvlakmanagement bij BEW

“Voor mij is een goede consultant iemand die het probleem begrijpt, ervaring meebrengt en helpt bij het vinden van een oplossing. Dat is de meerwaarde van samenwerken met Primaned.”

Torsten Puls

Teamleider planning en raakvlakmanagement bij BEW

“De prioriteit was om de planningen over te zetten naar Oracle Primavera Cloud, de gegevens te controleren en ervoor te zorgen dat het team ermee aan de slag kon. De overige werkzaamheden konden daarna parallel doorgaan.”

Torsten Puls

Teamleider planning en raakvlakmanagement bij BEW

“Het werd al snel duidelijk dat Oracle Primavera Cloud voor ons de juiste software was. We moesten de afzonderlijke planningen samenbrengen en ze via de onderlinge raakvlakken met elkaar verbinden.”

Torsten Puls

Teamleider planning en raakvlakmanagement bij BEW

Over BEW

BEW Berliner Energie und Wärme GmbH levert elektriciteit en stadsverwarming aan Berlijn. Het stadsverwarmingsnet van BEW beslaat ongeveer 2.500 kilometer en vormt daarmee een belangrijk onderdeel van de energievoorziening van de stad.

BEW werkt aan de ambitie om uiterlijk in 2030 te stoppen met warmteopwekking uit steenkool. Die energietransitie maakt de projectenportefeuille steeds complexer. Het gaat daarbij niet alleen om afzonderlijke bouwprojecten. Op één locatie kunnen meerdere projecten tegelijk plaatsvinden, elk met een eigen planning, aannemers, mijlpalen en technische raakvlakken.

Voor BEW moest de planningsinformatie daarom meer inzicht bieden dan alleen de voortgang van afzonderlijke projecten. Het bedrijf wilde afhankelijkheden tussen projecten kunnen overzien, kritieke activiteiten identificeren en beschikken over betrouwbare informatie om beslissingen te onderbouwen.

Hoofdstuk I: De uitdaging
Hoofdstuk II: De oplossing
Hoofdstuk III: De resultaten

Hoofdstuk I: De uitdaging

De beëindiging van Microsoft Project Online op 30 september 2026 stelde BEW voor een duidelijke deadline. Het bedrijf moest een vervangend platform selecteren, laten goedkeuren en implementeren, terwijl de lopende projecten gewoon doorgingen.

De omvang van de migratie maakte dit extra uitdagend. BEW moest meer dan 40 actieve planningen met in totaal circa 100.000 activiteiten overzetten, zonder de lopende planningswerkzaamheden te verstoren of informatie te verliezen die nodig was om de projecten te beheersen. Tegelijkertijd bleven externe aannemers regelmatig bijgewerkte Microsoft Project planningen aanleveren. Het team moest daarom een praktische werkwijze vinden om deze terugkerende updates tijdens en na de overstap te verwerken.

De onderliggende uitdaging op het gebied van projectbeheersing was minstens zo belangrijk. BEW beheerde ongeveer 45 actieve projecten met veel onderlinge afhankelijkheden. Op één bouwlocatie konden meerdere projecten parallel worden uitgevoerd, met afhankelijkheden tussen engineering, bouwwerkzaamheden, aannemers en technische raakvlakken. Microsoft Project Online bood niet het overzicht op programmaniveau dat BEW nodig had om deze planningen samen te brengen en de onderlinge relaties gestructureerd te beheren.

“We hadden een overkoepelende programmaplanning nodig waarin we de afzonderlijke planningen konden samenbrengen. Met Microsoft Project Online was het lastig om alle afhankelijkheden tussen projecten goed te beheren.” - Torsten Puls, teamleider planning en raakvlakmanagement bij BEW

De migratie bood daarmee ook een kans om de projectbeheersing binnen BEW verder te verbeteren. Het bedrijf had een oplossing nodig die geschikt was voor complexe projecten in infrastructuur, bouw en engineering. Een oplossing die samenhangende planningen kon ondersteunen en een betere basis bood voor rapportages, analyses en dashboards.

Ook organisatorisch speelde er veel. BEW werkte tegelijkertijd aan de overgang van de systemen van Vattenfall naar een eigen IT omgeving. Als beheerder van kritieke infrastructuur moest het bedrijf uitgebreide inkoopprocedures, beveiligingscontroles en goedkeuringstrajecten doorlopen voordat een nieuw cloudplatform kon worden ingevoerd. Gegevensbescherming, cybersecurity en interne governance waren daarbij vanaf het begin belangrijke aandachtspunten.

Oracle adviseerde Primaned om BEW te ondersteunen bij de evaluatie van Oracle Primavera Cloud. Primaned begeleidde het team tijdens een Proof of Concept (PoC) van vijf tot zes weken. Het traject begon met een gezamenlijke startbijeenkomst en een introductiedag waarin de basisfunctionaliteiten van het platform werden toegelicht.

Hierdoor kregen de planners van BEW de kennis die nodig was om Oracle Primavera Cloud te toetsen aan hun eigen businesscase. Met directe ondersteuning van Gent konden zij de functionaliteiten verkennen, vragen stellen en beoordelen hoe het platform kon voorzien in hun behoefte aan geïntegreerde programmaplanningen, waarin afzonderlijke projectplanningen en hun onderlinge afhankelijkheden samenkomen.

Na de succesvolle PoC koos BEW voor Oracle Primavera Cloud en Primaned als implementatiepartner. De implementatie kon daardoor voortbouwen op de eisen en de samenwerking die tijdens het evaluatietraject waren ontstaan.

Primaned hielp bij het opzetten van een uniforme planningsstructuur voor gebruikersrollen, kalenders en projectinstellingen. Het doel was om een gemeenschappelijke basis te leggen voor een meer gestandaardiseerde planningsaanpak en de verdere ontwikkeling van geïntegreerde programmaplanningen.

De implementatie verliep gefaseerd. BEW en Primaned gaven prioriteit aan de planningen en functionaliteiten die nodig waren om de lopende projecten te blijven ondersteunen. De programmaplanning, rapportages en dashboards zouden in vervolgfases worden ontwikkeld. Met deze aanpak werd rekening gehouden met zowel de naderende beëindiging van Microsoft Project Online als de planningsbehoeften van BEW op langere termijn.

De migratie werd uitgevoerd als een gecontroleerde gegevensoverdracht. Door de overgezette gegevens stapsgewijs te valideren, werd de migratiekennis van Primaned gecombineerd met de inhoudelijke projectkennis van BEW. Zo kon worden gecontroleerd of de planningsinformatie in Oracle Primavera Cloud betrouwbaar en bruikbaar bleef.

Ook het opbouwen van interne kennis was onderdeel van de aanpak. Primaned bood aanvankelijk praktische ondersteuning en droeg de benodigde kennis geleidelijk over aan het planningsteam van BEW. Door vroeg te beginnen met trainingen en praktische begeleiding konden de planners steeds meer terugkerende werkzaamheden zelfstandig uitvoeren. Daaronder viel ook het controleren en migreren van de bijgewerkte Microsoft Project planningen die aannemers bleven aanleveren.

“Als we vragen hadden, reageerde Primaned snel en duidelijk. Dat was vooral belangrijk omdat Oracle Primavera Cloud voor ons nog helemaal nieuw was.” - Torsten Puls, teamleider planning bij BEW

BEW rondde de eerste migratie van meer dan 40 planningen met ruim 100.000 activiteiten in ongeveer drie maanden af. De basisinrichting van de planningsomgeving en de training van het planningsteam waren afgerond. De gebruikers werkten inmiddels met Oracle Primavera Cloud, terwijl de infrastructuurprojecten gewoon doorgingen.

De overstap zorgde voor een uniformere basis voor projectplanning. BEW beschikt nu over een gemeenschappelijke planningsstructuur en bouwt verder aan de interne kennis om terugkerende updates van aannemers zelfstandig te controleren en te migreren. Dat is vooral waardevol voor de maandelijkse Microsoft Project planningen die nog onderdeel zijn van bestaande afspraken over de projectuitvoering.

Het team doet ook steeds meer ervaring op met het nieuwe platform. Wekelijkse afstemming en ondersteuning van collega's die al ervaring hadden met Primavera helpen de planners bij het oplossen van praktische vragen. Ten tijde van het interview waren de gebruikers nog volop aan het wennen aan de nieuwe werkwijze. Concrete efficiëntieverbeteringen waren daarom nog niet gemeten.

BEW schatte dat op dat moment ongeveer 70 tot 80 procent van het totale implementatietraject was afgerond. De belangrijkste resterende werkzaamheden waren de ontwikkeling van geïntegreerde programmaplanningen, rapportages, dashboards en ondersteunende documentatie.

“De migratie is afgerond en de trainingen zijn voltooid. We werken nu aan de resterende onderdelen: programmaplanningen, rapportages, dashboards en documentatie.” - Torsten Puls, teamleider planning bij BEW

In de volgende fase ligt de nadruk op het verbinden van de afzonderlijke projectplanningen per bouwlocatie. Daarmee wil BEW de onderlinge afhankelijkheden en de gevolgen daarvan voor het totale programma beter kunnen beoordelen. De bijbehorende rapportages en dashboards moeten duidelijkere informatie bieden voor projectmanagement en governance.

Nu BEW steeds meer verantwoordelijkheid neemt voor de reguliere planningswerkzaamheden, kan het bedrijf voor specialistische ondersteuning blijven rekenen op Primaned als partner die vertrouwd is met de planningsomgeving. Dit zorgt voor continuïteit terwijl de teams de resterende werkzaamheden oppakken en verdere ontwikkelingen onderzoeken.

Op langere termijn wil BEW planning nauwer verbinden met risicomanagement, resourcemanagement en taakmanagement. Deze stappen zijn nog afhankelijk van interne besluitvorming en verdere evaluatie. De gemeenschappelijke planningsstructuur en de groeiende kennis binnen BEW vormen hiervoor een goede basis. Hetzelfde geldt voor de verdere samenwerking naarmate de behoeften op het gebied van projectbeheersing zich ontwikkelen.

Casestudie

Dura Vermeer

Ontdek het succesverhaal van Dura Vermeer, het eerste bouwbedrijf in Nederland dat Oracle Primavera Cloud implementeerde.

Meer informatie

Casestudie

Zeiss

Ontdek hoe Carl Zeiss zijn vastgoedbeheer verbeterde met PMWeb. Lees in de casestudy welke resultaten het bedrijf met deze implementatie behaalde.

Meer informatie

BEW stapt onder tijdsdruk over van Microsoft Project Online naar Oracle Primavera Cloud

SECTOR

UITDAGING

RESULTATEN

BELANGRIJKSTE PRODUCTEN

Van goedkeuring van de aanschaf tot afronding van de planningsmigratie

Gemigreerd van Microsoft Project Online naar Oracle Primavera Cloud

Overgezet naar de nieuwe planningsomgeving

Opgeleid om met Oracle Primavera Cloud te werken

Over BEW

De uitdaging

De oplossing

De resultaten

Advies en implementatie van software voor projectbeheersing

Projectbeheer met Oracle Primavera

Gerelateerde casestudy’s

Dura Vermeer

Zeiss