Projectmanagement als kunststukje bij Vanderlande Industries

Op vliegveld Heathrow wordt een hypermoderne nieuwe terminal gebouwd, ‘T5’. Vanderlande Industries levert de bagagesystemen: complexe oplossingen van de nieuwste technologie en de modernste ‘hardware’. Het is een waar kunststukje om te zorgen dat de juiste materialen voor de bouw van de terminal op de juiste dag, op de juiste tijd en op de juiste plaats zijn. Om dat - en nog veel meer - voor elkaar te krijgen maakt Vanderlande gebruik van Primavera®.

Vanderlande Industries is een kennisintensief internationaal bedrijf gespecialiseerd in het ontwerpen, implementeren en onderhouden van geavanceerde material handling en supply chain systemen. Het bedrijf is wereldwijd één van de grote spelers op het gebied van systemen voor bagage-afhandeling, distributiecentra, expresverzending en productie. Het bedrijf heeft dochterondernemingen in Europa, de VS, Zuid-Afrika en Azië. Wereldwijd werken er ongeveer 1100 mensen. Het bedrijf had in 2003 een omzet van bijna 300 miljoen euro. Ondanks de recessie en met name de terugslag in de luchtvaartindustrie na 11 september 2001 maakt het bedrijf een sterke groei door.

Hectisch en dynamisch

Vanderlande past state-of-the-art technologie toe op de in eigen beheer ontwikkelde systemen. De orders die Vanderlande krijgt variëren in omvang van zo’n honderdduizend euro tot honderden miljoenen euro’s. Om die diversiteit aan projecten tot een goed einde te brengen én te laten renderen is excellent projectmanagement een must. Vanderlande Industries is een ‘innovatief, hectisch en dynamisch bedrijf’, zegt Jan Loonen, projectmanager van Vanderlande. “We hebben continu te maken met strakke deadlines. We zetten dus voortdurend alles op alles om onze afspraken waar te maken, en het is geweldig om te zien wat een kennis en kunde we in huis hebben, en hoe onder druk de grootste inventiviteit en creativiteit ontstaat.” De planningen waar de mensen van Vanderlande Industries mee werken zijn in één woord te omschrijven: groot. “Als we de planning voor een project als T5, de nieuwe terminal op Heathrow, zouden printen, zou het niet eens in deze kamer passen”, zegt Jan Loonen. Vanderlande denkt mee over de logistieke- en bedrijfsprocessen van de klant om tot een optimaal systeem te komen. Het distributiecentrum van Nike in België bijvoorbeeld is zo uitgerust met Vanderlande equipment dat de voorraden tot een minimum beperkt blijven, door crossdocking: voorraden die er aan de ene kant ingaan, worden direct verdeeld over de vrachtwagens die aan de andere kant klaarstaan.

Projectmanagement cruciaal

Goed projectmanagement is cruciaal geworden voor Vanderlande. Rond 2000 startte het bedrijf daarom een onderzoek naar een goede applicatie voor projectplanning, waarmee een totaaloverzicht kon worden verkregen. “Het probleem waar we mee kampten was dat verschillende afdelingen met verschillende planningstools werkten, onder meer voor tijd- en materialenplanning. Die applicaties waren maar gedeeltelijk gekoppeld. Enkele van die systemen werden bovendien niet meer geleverd. We hebben toen de eisen en knelpunten voor een nieuw systeem zorgvuldig onderzocht. Onder meer bij klanten hadden we al kennisgemaakt met Primavera. We zochten een pakket voor single- en multi projectmanagement. In een pilotproject bleek dat Primavera geschikt was voor single-projectplanning, multi-projectplanning en resourcemanagement voor engineering.”

Time out

De keuze was duidelijk, maar de investering werd nog even uitgesteld. “Na 11 september moesten we even een time-out nemen. We zijn wel low profile tests gaan uitvoeren met Primavera voor controls engineering. Begin 2003 zijn we definitief gestart met de implementatie. Het is niet makkelijk om in een groeiende organisatie waarin talloze projecten lopen ‘even’ over te gaan op een ander systeem. We zijn begonnen Primavera en de module Timesheets bij controls engineering in te voeren. Nieuwe projecten worden nu in Primavera gepland. Begin 2005 hopen we met controls engineering helemaal over te zijn. Parallel aan de implementatie bij controls engineering zal de implementatie van Primavera bij projectmanagement, mechanical engineering en central planning worden voorbereid en uiteindelijk in 2005 worden gerealiseerd. Het uiteindelijke doel is om uiteindelijk virtueel één grote planning te hebben.” Om Primavera te laten aansluiten op het ERP-systeem van Vanderlande, JD Edwards (nu PeopleSoft) werd door Primaned meerdere interfaces gebouwd. “Een voordeel van Primaned is dat zij tijdelijk voor een planner kunnen zorgen, wanneer dat op korte termijn nodig is”, voegt Jan Loonen toe.

Veel voordelen

De vele toekomstige voordelen van Primavera maken de migratie de moeite waard, vindt Jan Loonen. “We hebben straks alle projecten in één database. Voor resourcemanagement, zowel in productie als engineering, is er veel winst te behalen. De projectmanagers rapen nu zelf hun data bij elkaar en zetten dat in Excel-sheets. Primavera kan dat zelf, en geeft het ook grafisch weer. De loads zijn daardoor veel beter te voorspellen. We kunnen planningen ‘stapelen’ en projecteren op de fabriek. Wanneer die vol raakt, kunnen we tijdig uitbesteden. Een ander voordeel is dat de applicatie op een aparte server staat: iedereen met een eenvoudig pc’tje kan gebruikmaken van de applicatie, en het is eenvoudig om updates uit te voeren. En je kunt op elke plaats en op elk tijdstip verbinding maken met de server en planningsgegevens opvragen of toevoegen. De Primavera-applicaties worden steeds meer gemeengoed, dat betekend dat ook steeds meer medewerkers er al eens mee gewerkt hebben. De nieuwe releases van Primavera zijn interessant. We zijn begonnen met het invoeren van een ‘basis’, maar de applicatie biedt nog talloze andere interessante functionaliteiten. Primavera is voor ons een state of-the-art tool.”