Stichting Bodemsanering NS - Met Primavera de beste bodemsanering

De Stichting Bodemsanering NS (SBNS) is de grootste bodemsaneerder van Nederland. In nauw overleg met ProRail en NS Poort zorgt de SBNS voor het saneren van verontreinigde grond op NS-terreinen. De missie is helder: niet alleen de grootste maar ook de beste zijn van Nederland. Primavera maakt het omvangrijke werk planbaar en bestuurbaar. In 1995 kreeg de NS bij de verzelfstandiging een mooie bruidsschat mee in de vorm van gronden en vastgoed. Het was echter niet alles goud wat er blonk: de bodemschade was op veel plaatsen aanzienlijk. Veel (industriële) activiteiten rond het spoor in het verleden hadden gezorgd dat de grond op veel plaatsen vervuild was geraakt. Om de sanering voortvarend aan te pakken richtten de ministeries van VROM en Verkeer & Waterstaat en ProRail en NS Vastgoed in 1996 de SBNS op. De SBNS onderzoekt verontreiniging en coördineert de sanering van vervuilde bodem.

Jan Pals geeft bij de SBNS leiding aan de afdeling uitvoering. Die afdeling komt in actie als de afdeling onderzoek tot de conclusie komt dat een stuk grond verontreinigd is. “De verontreinigingen die als spoedeisend worden aangemerkt krijgen uiteraard prioriteit”, zegt Pals. “Verontreiniging kan bijvoorbeeld ‘mobiel’ zijn, denk aan weglekken in het grondwater. Zulke gevallen moeten we snel oppakken om verspreiding te voorkomen. Immobiele verontreinigingen moeten we vooral goed in kaart brengen. Ook de ontwikkelingen op een bepaald terrein – zijn er bijvoorbeeld bouwplannen – kunnen zorgen dat een sanering prioriteit krijgt.” De SBNS heeft Nederland verdeeld in vier regio’s met ieder een regiomanager en een regionale projectleider. “Vaak gaan wij eerst saneren voordat ProRail of Vastgoed gaan bouwen. Als er plannen zijn om in 2010 iets te gaan ontwikkelen, willen wij in 2009 de sanering doen, het mag geen stagnerende factor zijn.”

5000 projecten

De medewerkers van de SBNS voeren het projectmanagement, de uitvoering wordt uitbesteed aan adviesbureaus en aannemers. Veiligheid op ieder gebied – milieu, werk aan het spoor – staat daarbij centraal. In totaal heeft de SBNS zo’n 500 locaties in Nederland in haar programma opgenomen. Iedere locatie kent 10 projecten, van onderzoek naar verontreiniging tot oplevering van de sanering. In totaal maakt dat zo’n 5000 projecten. De behoefte aan een goede, overzichtelijke planning laat zich raden. “We wilden al die projecten in één vat gieten”, zegt Pals. “De projectplanning was voorheen over meerdere plekken verspreid. Er werd gewerkt met een projectadministratiesysteem, maar veel meer informatie dan een bepaald bedrag in een bepaald kwartaal kreeg je daar eigenlijk niet uit.” De organisatie was het er snel over eens dat dat anders moest en ging op zoek naar een systeem dat het benodigde inzicht kon verschaffen. “We hebben jaarlijks zo’n 22,7 miljoen euro te besteden.

Dat willen we zo goed mogelijk doen, je wilt zo goed mogelijk de begroting benaderen. We hebben een strategisch programma dat moet worden uitgevoerd. Maar dat vraagt nogal wat in een dynamische wereld van vergunningen, samenlopen met andere projecten, verkoop van vastgoed, nieuw te ontwikkelen projecten. Het is een complexe planning, waarin heel wat mutaties plaatsvinden. Primavera is een systeem waarin dat allemaal meegenomen kan worden. De nadruk ligt bij ons op het beheersen van tijd en geld, Primavera is een echte topper op dat gebied.”

Software-hart

Samen met Fimax – het financiële systeem – en het Bis-Gis-systeem dat de werkvoorraad beheert, vormt Primavera het software-hart van de organisatie. Die drie systemen zijn aan elkaar gekoppeld en ook het tijdschrijfsysteem is aan de planning verbonden. “Die koppelingen zijn goed tot stand gebracht”, zegt Pals. “En gelukkig konden we ook de data uit ons oude planningsysteem in Primavera importeren. Alles opnieuw handmatig invoeren was geen doen geweest, met ook nog een grote kans op fouten.” De SBNS werd bij de implementatie ondersteund door Primaned en een extern IT-adviesbureau, e-mergo. Een in-company training door Primaned met de reeds gevulde planning maakte dat de medewerkers behoorlijk snel in het systeem thuisraakten. “Daarnaast hebben we nog een slimme en communicatief vaardige student ingehuurd die hier in de eerste periode dagelijks was om alle mogelijke vragen te beantwoorden. Hij ging ook zelf naar mensen toe om te kijken hoe het ging. Dat is heel goed bevallen”, aldus Pals.

Vaste cyclus

De planning van de SBNS loopt volgens een vaste cyclus. De stichting heeft één programmamanager die alle projectinformatie van de regiomanagers verzameld, in Primavera zet en er de bijbehorende kosten aanhangt. “De regiomanagers zitten zeer regelmatig aan tafel bij ProRail en NS Vastgoed. Zij weten dus precies wat de plannen zijn.” Die nieuwe plannen en wensen worden in september/oktober in Primavera opgenomen. Of eigenlijk worden ze voornamelijk ‘verschoven’. Het totale strategische programma van de SBNS zit al in het planningsysteem, ieder jaar is het vooral een kwestie van prioriteiten bepalen en ‘naar voren halen’, naar het uitvoeringsprogramma. In december geeft de Raad van Toezicht een ‘go’ of ‘no go’ aan de planning. “Daarna verschuift er overigens in de loop van het jaar nog van alles, het blijft een dynamisch gebeuren”, zegt Pals. “Het mooie van Primavera is dat je op ieder moment uitstekend kunt sturen. Ik weet uit ervaring dat ik ongeveer 20% moet overprogrammeren om aan het eind van het jaar ook gerealiseerd te hebben wat we willen realiseren. Tot de zomer kijk ik het een beetje aan, na de zomer stuur ik voorzichtig bij. Met Primavera weet je precies hoe je ervoor staat. Vorig jaar, het eerste jaar dat we met Primavera werkten, sloten de gerealiseerde kosten naadloos aan bij de begroting. Dat is nog nooit zo goed geweest.” De sterke punten van Primavera vindt Pals verder de multi-user interface, je kunt met meerdere mensen in hetzelfde systeem werken. “Daarnaast vind ik het prettig dat je eigen layouts kunt gebruiken en heel veel rapportages kunt maken. Voor de Raad van Toezicht volstaat één A4’tje, de projectmanagers wil je op detailniveau informeren. Ook de mogelijkheid om facturen te labelen met het juiste boekjaar vind ik heel goed. Dat maakt de jaarovergangen een stuk makkelijker. Ons motto is verder: keep it simple. Okee: dan gebruiken we misschien maar 20% van wat er kan. Dat is beter dan het nodeloos ingewikkeld te maken. Je moet goed bedenken wat je ermee wilt. Onze missie is om de beste bodemregisseur te zijn. Hoe lukt dat? Onder andere met Primavera!”