Primavera initieert nieuwe mindset in procesindustrie bij Sitech

Hoe groter een organisatie, des te complexer is het doorvoeren van vernieuwingen. Zelfs als het evident is dat er winst te behalen is bij een betere afstemming van interne processen, is het vaak een langdurig traject om synergie tussen meerdere afdelingen te realiseren. Tegelijkertijd komt vooruitgang soms uit onverwachte hoek. Zo kan een nieuwe softwareoplossing de juiste aanzet zijn om mensen en processen bij elkaar te brengen. Bij Sitech uit Geleen leidt de implementatie van Oracle Primavera tot versnelde innovaties. Primaned is als leverancier van deze geavanceerde software getuige van een opvallende mindset in een bijzondere nichemarkt.
 
Sitech levert diensten die er op gericht zijn installaties van klanten in de procesindustrie optimaal te laten functioneren. Het geïntegreerde dienstenpakket van Sitech Services sluit hierop aan met Manufacturing Services, Park Services en LTO Services (Safety, Health and Environment). Sitech is ook een kennisinstituut en in Geleen beheerder van de industriële locatie Chemelot. Planner Peter Kocken over het gedifferentieerde takenpakket van Sitech. “Naast verantwoordelijkheid voor ondersteunende diensten zoals bedrijfsbrandweer, security & infra is Sitech asset owner van de afvalwaterzuiveringsinstallatie op deze omvangrijke locatie. Sitech adviseert op het gebied van onderhoud en beheer, (verbeter)projecten, turnaround management, SHE (Safety, Health & Enivronment) finance, inkoop en ICT ondersteuning. Bedrijven die Sitech op Chemelot ondersteunt zijn onder andere DSM Fibre Intermediates, OCI Nitrogen, LANXESS en Borealis. Hierbij wordt door een integrale aanpak optimale synergie haalbaar, wat een positieve impact heeft op kwaliteit en kosten. In totaal zijn 750 medewerkers actief bij Sitech, met expertise op het gebied van techniek, veiligheid en informatie- en procesbeheer."
 
Sturende rol Sitech
 
Als bezoeker wandel je niet zomaar het immense terrein van Chemelot op. Bij verschillende gates volgt na de paspoortregistratie een uitgebreide veiligheidsinstructie, onder andere door een voorlichtingsfilm die laat zien wat te doen bij explosies en andere calamiteiten. Logisch, want bij chemische industrie staat veiligheid van werknemers en bezoekers op het terrein onder alle omstandigheden centraal. Chemelot is een unieke chemie- en materialencommunity die zorgt voor een versnelde businessgroei via de open uitwisseling van ideeën. Deze industriële locatie is in 2005 ontworpen vanuit de missie om kennis en vaardigheden samen te brengen die normaliter toebehoren aan grote organisaties en deze toe te passen binnen een flexibele community van kleine en grote chemische bedrijven die de kijk op de chemische industrie ingrijpend verandert. Inmiddels zijn meer dan honderd bedrijven op het terrein gevestigd en is de Chemelot Campus toonaangevend in wetenschappelijk research & development en als kennisinstituut. Sitech is als beheerder verantwoordelijk voor ondersteuning en advies, Park Services en veiligheid. Een team van professionals draagt zorg voor het complete onderhoud van de fabrieksinstallaties, van probleemanalyse tot scope en van planning tot uitvoering en borging. Bij het aanvragen van vergunningen en het managen van crisissituaties speelt Sitech eveneens een sturende rol. 
 
Efficiency door inzicht in processturing
 
Om het omvangrijke en complexe pakket beheertaken zo efficiënt en veilig mogelijk uit te voeren en tegelijkertijd verantwoord met kosten en tijd om te gaan, is diepgaand inzicht in processturing en projectmanagement een must. Deze verdiepingsslag is bij Sitech in volle gang. Op het terrein van Chemelot lichten experts van verschillende afdelingen actuele innovaties toe, die door de implementatie van de Primavera oplossing in een stroomversnelling zijn gekomen. Als projectleider Maintenance noemt Maurice Jilderda het managen van werkorders en efficiëncy bij grote onderhoudsprojecten een uitdaging. “Optimaal plannen vereist allereerst inzicht in interne processen. Om flexibel te kunnen reageren op veranderingen is nadruk op sturing en research noodzakelijk. Primavera maakt dit op een transparante en relatief eenvoudige manier mogelijk.“ De samenwerking tussen Sitech en Primaned ontstond in 2005; de afgelopen tien jaar werd Primavera breed ingezet om projectsturing en procesbewaking te optimaliseren. “Zowel in- als extern was er behoefte aan meer efficiency in projectplanning. Een geavanceerde softwareoplossing als Primavera biedt als planningssysteem meer zekerheid qua back up, biedt snel inzicht in benodigde en beschikbare manuren, evenals in ordertaken en resources. Het pakket speelt perfect in op de basismogelijkheden die er al waren en kan relatief eenvoudig uitbreiden na koppeling met SAP. Sitech heeft behoefte aan verbetering van het koppelen van de nieuwe meerjarenplannen van de klant aan de huidige week- en dagplanning. Meer maanden plannen op zowel capaciteit als kosten en tijd betekent bij grootschalige en complexe projecten als de onze, aanzienlijke winst. Niet alleen kunnen we nu intern zeer gedetailleerd alle processen en mensen op elkaar afstemmen; bij Turnarounds en Maintenance wordt het managen van kosten en voortgang heel transparant, evenals het calculeren van manuren.”
 
Synergie Primaned en Sitech
 

V.l.n.r.: R. Janssen, W. Knops, M. Jilderda, P. Kocken, I. van Mölken, P. Vogels

Voor het optimaal realiseren van strategische doelen is implementatie van software slechts een deel van de oplossing. “De juiste tools zijn onlosmakelijk verbonden met de juiste mindset van toekomstige gebruikers”, stelt Managing Director Paul Vogels van Primaned. “Werkprocessen, cultuur, kennis en kunde zijn medebepalend voor succesvol gebruik van automatisering. Ook de bereidheid om intensief samen te werken is binnen een organisatie cruciaal, zeker bij bedrijven met de omvang en het takenpakket van Sitech.” Primaned heeft al meer dan 25 jaar ervaring in projectmanagement en het implementeren van Enterprise Project Portfolio Management (EPPM) oplossingen bij grote en kleine organisaties in de meest diverse branches in de 
Benelux. Naast software worden ook diensten geleverd als business consultancy, maturity scans, opleidingen en planning engineers. Paul Vogels signaleert een opmerkelijke verschuiving in de rol die Primavera speelt binnen de procesindustrie. “De rolspecifieke functionaliteit van Primavera komt tegemoet aan behoeften, verantwoordelijkheden en vaardigheden van een projectteam. Dankzij de geïntegreerde oplossing is het beheren van grote en kleinere projecten transparant en efficiënt en kunnen aanpassingen op verschillende complexiteitsniveaus snel gerealiseerd worden. Vroeger bewees een softwarepakket na implementatie zijn voordelen, tegenwoordig worden eerst interne processen in kaart gebracht en wordt bekeken hoe planning, resources en kosten het beste op elkaar kunnen worden afgestemd. De tools om dit te realiseren, komen pas daarna. Bij Sitech was deze interne discussie een goede aanzet om innovaties versneld door te voeren. Een pakket kan technisch nog zo goed zijn, zonder een bedrijfsbreed gedragen visie over het uiteindelijke doel en beoogde resultaat, zal er geen optimale winst worden behaald. De techniek speelde in het verleden een hoofdrol, nu zijn planning en kosten minstens zo belangrijk.” Inmiddels is Vogels tesamen met Primaned consultant Michel Molenaar al intensief betrokken bij  Sitech en weet hij exact wat er speelt en welke behoeften er zijn voor de toekomst. “Door branchespecifieke kennis kun je maatwerk leveren. De synergie tussen Primaned en Sitech is inspirerend. Het dynamische werkveld van Sitech, waarbij miljoenen gemoeid zijn met projecten als shutdowns, turnaround en maintenance, dwingt ons ook tot voortdurende scherpte bij projectinrichting en –sturing.”
 
PrimaTasc: joint venture Primaned en MainTasc
 

Ronald Janssen, Consultant PrimaTasc

De rol van Primaned beperkt zich bij Sitech niet tot het leveren en implementeren van Primavera. PrimaTasc de joint venture tussen Primaned en MainTasc biedt een totaaloplossing voor projectmanagement in de procesidustrie. Dit systeem begeleidt een integrale multidisciplinaire aanpak van de voorbereiding van turnarounds door beschikbare informatie van meerdere disciplines aan elkaar te koppelen. Ronald Janssen is Consultant bij PrimaTasc, dat inmiddels meer dan vijftien jaar ervaring heeft in het ontwikkelen van software voor het beheersen van stilstand gebonden projecten, zoals turnarounds. “Doel van specifieke turnaroundsoftware is het bereiken van een hoger maturiteitsniveau. Dit wordt bereikt voor inspanningen op drie domeinen: mensen, processen en tools.” Het gebruikersvriendelijke projectmanagementsysteem MainTasc Enterprise geeft diepgaand inzicht in ordertaken, planning en kosten. MainTasc vult de grijze gebieden tussen SAP en Primavera, licht Janssen toe. “Vanuit de behoefte om vanaf de scope gefaseerd de voortgang te managen, manuren te calculeren en de workflow bij turnarounds inzichtelijk te maken voor planners is Maintasc ontwikkeld, zodat efficiency bij onderhoud optimaal kan worden gerealiseerd. Op deze manier kan de bezetting van elke individuele afdeling worden afgestemd op de hoeveelheid werk. Bij een turnaround staat het startmoment vast, bij maintenance zijn veel verschillende momenten actueel. Dat maakt plannen complex.” 
 
Senior Cost & Schedule Controller Projects Wilbert Knops weet hoe belangrijk financiële controle is voor Sitech. “Vanuit de industrie wordt de vraag naar voorspelbaarheid van kosten steeds groter. Als je de totale productie van een fabriek stillegt voor onderhoud kost dat al gauw tientallen miljoenen euro’s. Dan is optimale projectplanning een vereiste om de kosten beheersbaar te houden en snel te kunnen anticiperen op wijzigingen in de voortgang. Langer vooruit kunnen kijken zorgt voor een gerichte inschatting van de haalbaarheid, tijdspad en kosten van projecten. Eisen van opdrachtgevers worden strenger, dus de planning moet scherper. Hiermee kan een efficiencyslag gemaakt worden, die ook effect heeft op het beheersen van kosten. In de sterk concurrerende procesindustrie en ten tijde van grillige economische omstandigheden zijn dit geen onbelangrijke aspecten van projectmanagement.”
 
Strategieproject Sitech 2020
 
Iris van Mölken - Business Process Expert SitechBesparingen realiseren door efficiënter te werken. Met dit doel voor ogen heeft Sitech een strategieproject ontwikkeld waarin planmatige besparingen zijn omschreven die in de toekomst moeten leiden tot een efficiencyslag en kostenvermindering. Als Business Process Expert bij Sitech gaat Iris van Mölken zelfs nog een stapje verder: “De urgentie voor een toekomstgericht Sitech Next Generation is hoog. Eigenlijk zien wij 2015 als het jaar van de waarheid. De afgelopen tijd is een bijzondere mindset gevormd op de verschillende afdelingen. Door werkprocessen, projecten, planning en kosten beter op elkaar af te stemmen, kan veel (financiële) winst worden behaald. Ook langer vooruit kijken levert synergie tussen alle bedrijfsonderdelen. Afdelingen die separaat werkten, worden nu planmatig aan elkaar gekoppeld. Zo creëeren we bruikbare tools voor een betere resourceplanning. Projecten die op dezelfde tijd plaatsvinden, kunnen we dan beide aannemen.” Integraal inzicht in resources is onmisbaar, stelt Van Mölken. “Beheersing van scope, tijd en kosten zorgt voor kennisverdieping waarmee een flexibele schil realiseerbaar is, die te allen tijde kan worden ingezet. Na de investeringen van de afgelopen tijd verwachten we hier concrete winst mee te behalen.”
 
Continuering samenwerking
 
De dynamische samenwerking tussen Sitech en Primaned  wordt ook in 2015 voortgezet. “De implementatie van de efficiënte meerjarenplanning is afgerond, evenals de planning per fabriek. Elke klant op Chemelot beschikt nu over een eigen strategie voor turnaround en maintenance. Maurice Jilderda, projectleider van dit zogenaamd Maintenance Reference Plan vertelt: “Bijzonder is dat de nieuwe manier van werken start vanuit het proces zelf, in plaats vanuit de functionaliteit.” Andere noviteiten zijn visualisaties in 4D die ook op andere mobiele devices mogelijk zijn en op het gebied van risicomanagement en interfacing worden nog innovaties verwacht.” De toegevoegde waarde van Primaned heeft zich de afgelopen jaren ruimschoots bewezen, stelt Kocken. “Door nieuwe werkmethoden en functionaliteiten te kunnen spiegelen met experts die niet alleen verstand hebben van software, maar ook goed op de hoogte zijn van onze wensen en behoeften en beschikken over actuele branchekennis, kan Sitech toonaangevend blijven in de procesindustrie.”