Philips ATC beter inzicht en overzicht door Primavera

Bij een professionele organisatie hoort een professionele projectplanning. Het Advanced Technology Center van Philips in Drachten haalde met Primavera een systeem in huis waarmee de researchprojecten optimaal beheerst kunnen worden. Bovendien ondersteunt het de groei van de organisatie nog jaren.

Het Advanced Technology Center (ATC) van Philips Domestic Appliances and Personal Care (kortweg DAP, bekend van talloze succesproducten, van Senseo tot Philishave) is een ontwikkellab. Ongeveer honderd mensen – een flink aantal daarvan met een doctorstitel op zak – verrichten uiterst specialistisch onderzoek naar deeltechnologieën voor de huishoudelijke producten van Philips. Dat doen ze in opdracht van de Business Units binnen DAP. Die zijn echter vrij om bij andere onderzoeksinstellingen – bijvoorbeeld TNO of de universiteiten – te ‘shoppen’. Het is dus zaak voor het ATC om concurrerend te werken, en de projecten en bijbehorende kosten transparant te maken voor de opdrachtgever. Om die reden koos het ATC ervoor om met Primavera projectplanningsoftware te gaan werken.

Jan Willem Top kwam eind 2004 bij het ATC in dienst. Hij kreeg de taak om de implementatie van Primavera ‘vlot te trekken’. Niet dat die implementatie nou zo ingewikkeld was, maar er was niemand binnen de organisatie die er voldoende tijd en aandacht voor vrij kon maken. “Het is toch een verandering die iets vergt van de organisatie”, zegt Top.

“Hier werken de meest bevlogen technologen, die soms kennis hebben die niemand anders in de wereld heeft. Mensen met een enorme passie voor hun vakgebied. Ze zien ook de noodzaak van het stuk organisatie daaromheen wel in, maar het heeft geen prioriteit.”

Philips werkt met een jaarcyclus, die voor ATC resulteert in een Annual Operations Plan. “In de zomer gaan onze accountmanagers met de klanten praten om helder te krijgen welke projecten er in de pijplijn zitten”, legt Top uit. “Aan het einde van het jaar levert die informatie een uitgewerkte projectplanning op. Een klein aantal projecten loopt door over de jaargrens heen.”

Creatief moment

De researchprojecten vinden plaats volgens de eigen ‘Philips-methodiek’. Als grootste onderzoeksinstelling van ons land heeft Philips een proces ontwikkeld waarin een ‘creatief moment’, volgens velen niet te plannen, toch in een projectplanning wordt vastgelegd. “Wij zijn bezig met Functie-creatieproces projecten”, zegt Top, “die in vaste fasen worden uitgevoerd. Eerst de onderzoeksfase waarin het probleem en enkele alternatieve oplossingen worden bekeken.

Daarna de presentatie aan de klant. Vervolgens gaan we verder met de oplossing of oplossingen die de klant kiest. Vanaf dat moment is de planning dynamisch: het is onmogelijk vooraf een tijdspad aan te geven wanneer nog niet duidelijk is wat de klant gaat kiezen. Misschien wordt het hele project wel afgeblazen als het eerste onderzoek niet veel oplevert. Of misschien levert die eerste fase wel zo veel op dat het project veel groter wordt.” Naast deze ontwikkelprojecten is het ATC een soort ‘radar’ voor nieuwe technologie en nieuwe materialen. De medewerkers bezoeken beurzen en seminars. Tot slot doet het ATC ook consultancywerk, troubleshooting op locaties overal ter wereld. Dat laatste is wel ingecalculeerd in de budgetten, maar niet gepland. “Als een productielijn stil komt te liggen door een technisch probleem moet de consultant in het eerste het beste vliegtuig stappen”, zegt Top.

Plannen in Primavera

Inmiddels is Primavera volledig operationeel bij het ATC. De projectleiders voeren hun planning in in Primavera. Ze hebben daarvoor een korte training gevolgd, Top maakte daarnaast een handleiding voor hen. “In het begin heb ik veel uitleg moeten geven, de interface van Primavera is toch wel even wennen, maar de mensen leerden heel snel. De vijf clustervertegenwoordigers – we werken met verschillende technische clusters – zijn vraagbaak voor Primavera-vragen. Samen met een collega doe ik het beheerwerk, zoals nieuwe resources, nieuwe projecten of nieuwe users aanmaken. Overigens heb ik daar inmiddels zeker geen dagtaak meer aan.” De projectleiders moeten voor hun projecten gaan ‘shoppen’ bij de verschillende clusters: ze hebben zoveel elektrotechnici nodig, zoveel fysici, zoveel chemici. “De projectleiders zijn blij dat ze nu de middelen hebben om hun project goed te besturen”, zegt Top. “We werken nu ruim een jaar op deze manier en we groeien wat onze projectmanagementskills betreft. Primavera biedt daar ook alle mogelijkheden voor: we gebruiken nu nog lang niet alle functionaliteit, maar we maken steeds stappen. We zijn basaal begonnen, hebben er vervolgens non-labour costs en een stuk netwerkplanning aan toegevoegd. Dit jaar komt er risicomanagement bij.”

Eerder signaleren

Of het werken met Primavera projecten versnelt kan Top moeilijk zeggen. “Wel kunnen we nu veel eerder signaleren welke kant het op gaat wat de budgetten betreft. Daar zijn onze klanten blij mee. Van een maandrapportage zijn we bijvoorbeeld dankzij Primavera naar een weekrapportage gegaan. We kunnen dus veel eerder bijsturen. Met meer inzicht en meer overzicht kunnen we de klant beter informeren, en kan die betere beslissingen nemen.” Iedereen bij het ATC – behalve het secretariaat – schrijft uren in Primavera. “Dat die webbased zijn maakt ze heel gebruiksvriendelijk. Waar onze mensen ook zijn, ze kunnen inloggen en hun uren bijhouden. Dat was meteen vanaf het begin een succes. Het is makkelijker, sneller en accurater.” Top is enthousiast over de Primavera-software. “De groei en de professionalisering die hier gaande is wordt ermee ondersteund. We kunnen qua functionaliteit en omvang nog jaren vooruit. We plukken er nu de vruchten van dat we destijds hebben gekozen voor het meest uitgebreide pakket dat er op de markt is. Het is een ruime jas waar we in kunnen groeien.”