Meer en snellere controle over projecten bij NV Eurostation

NV Eurostation ontwikkelt omvangrijke projecten rond stationlocaties in België, met name rond de HST-terminals. Samengevat houdt Eurostation zich bezig met alles in en rond de stations - van roltrap tot winkels en kantoren - behalve de rails. Met Primavera heeft Eurostation een krachtige tool om de projecten te plannen en te beheren.

In opdracht van de NMBS (Nationale Maatschappij der Belgische Spoorwegen) maakt Eurostation architecturale en bouwkundige studies. De NMBS wijst de locaties aan, waarna Eurostation aan de slag gaat met het ontwikkelen en verkopen van het project en het beheren van het vastgoed. De opbrengsten daarvan gaan naar de NMBS. De organisatie bestaat feitelijk uit drie pijlers: studies, realisatieprojecten en vastgoed. Eurostation is enkele jaren geleden flink gegroeid en heeft kantoren in Brussel, Antwerpen en Gent. Eurostation werkt gemiddeld aan zo’n dertig projecten in België, miljoenenprojecten zoals de ontwikkeling van de HST-stations Brussel-Zuid en Antwerpen-Centraal. Op dit moment werkt Eurostation ook in het buitenland aan soortgelijke projecten, onder meer in Roemenië.

Medewerkers belangrijkste resource

Als ‘ingenieursbureau’ zijn de 140 medewerkers de belangrijkste resource voor Eurostation. “Wanneer een nieuw project bij ons binnenkomt, beginnen we met het inplannen in de tijd”, zegt A. Sadegh, Verantwoordelijke Coördinatie & Planning van Eurostation. “Wie gaat er aan meewerken, en wat gaat het kosten? Aan de projecten werken architecten, ingenieurs, elektrotechnici, installatietechnici et cetera. Vervolgens kijken we of het project, zoals wij het hebben gepland, budgettair haalbaar is. Als dat zo is gaan we van start, zo niet stellen we de plannen bij.” Sadegh is verantwoordelijk voor planning, resources en budget en werkt nauw samen met de projectleiders die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de projecten.

Nauwkeurig plannen

Het is voor Eurostation van groot belang om de inzet van resources in de projecten nauwkeurig te plannen en vervolgens essentieel om de projecten - en dus met name de inzet van menskracht - te beheren. “Toen ik vier jaar geleden hier kwam werken, was mijn functie nieuw. Ik kreeg de vrije hand om software voor projectmanagement aan te schaffen. In mijn eerdere baan had ik al kennis gemaakt met het krachtige programma Primavera, en ik heb dat hier ook geïntroduceerd. We hadden met name behoefte aan een goede oplossing om tijd te schrijven. De manier waarop de urenregistratie plaatsvond was zeer omslachtig. Alle medewerkers hielden hun uren bij in Excel, waarna ze handmatig verzameld werden per project. Het kostte veel tijd, en het was een systeem dat erg gevoelig was voor fouten: het kwam nogal eens voor dat een medewerker uren op een verkeerd project boekte of dat er in de optelling iets mis ging. De rapportage over de ene maand was pas aan het einde van de volgende maand klaar, terwijl snelheid cruciaal is om tijdig te kunnen bijsturen.” Eurostation had behoefte aan een betere oplossing en vond die in Primavera. Voordat Sadegh er toe over ging het urenregistratieprogramma bedrijfsbreed in te voeren liet hij het testen door elf mensen in de organisatie. “Zij gaven vervolgens hun mening en waren allemaal enthousiast. Het is eenvoudig om mee te werken, het bespaart tijd en fouten komen niet meer voor. In de Primavera oplossing is het bijvoorbeeld niet mogelijk uren te schrijven op andere projecten dan waaraan jij werkt. De grote voordelen van Primavera zijn dat ik meer controle heb, dat ik de rapportages veel sneller heb en dat het minder tijd kost.”

Data uitwisselen

Naast Primavera gebruikt Eurostation ook MS Project. “Veel kleinere bedrijven werken met programma’s als MS Project en om met hen data te kunnen uitwisselen is het handig om ook in die programma’s te werken. Het voordeel van Primavera is dat ik data kan importeren in en exporteren naar de andere projectsoftware die we gebruiken.”

Alle rapportages in één oogopslag

Naast de Primavera software voor urenregistratie waar inmiddels iedereen in het bedrijf mee werkt, gebruiken Sadegh en een aantal collega’s Primavera om ook andere resources en de financiële data rond projecten te integreren. “Met de rapportages kunnen we in een oogopslag zien wie waaraan werkt en hoe de projecten ervoor staan.”