Synergie tussen NRG en Primaned

Primavera inspireert tot kritische blik op interne projectinrichting.

Voor optimale projectinrichting is in elke branche diepgaand inzicht in de eigen organisatiestructuur vereist. Een professionele softwareoplossing is hierbij een onmisbaar instrument; het juiste pakket maakt interne bedrijfsprocessen transparant en zorgt extern richting opdrachtgevers op elk gewenst moment voor betrouwbare informatie over voortgang, kosten en tijdsplanning. Bij NRG leverde de implementatie van een nieuw softwarepakket nog meer op: de keuze voor Primavera P6 bleek voor de nucleaire dienstverlener uit Petten het startsein voor een kritische discussie binnen de eigen organisatie waarbij professionele projectinrichting centraal stond.

NRG is wereldwijd een toonaangevende speler op het gebied van nucleaire services. Met innoverende producten en internationaal erkende expertise bedient de organisatie zowel overheid als bedrijfsleven. Vijftig kilometer ten noorden van Amsterdam beheert NRG in Petten de HFR (Hoge Flux Reactor). Als grootste producent van molybdeen in Europa worden dagelijks duizenden patiënten geholpen met radio farmaceutische producten; de isotopen voor diagnostiek, therapie en pijnverlichting worden over de hele wereld gebruikt. Daarnaast ontwikkelt NRG als expertisecentrum een duurzame focus op veiligheid van nucleaire centrales en aantrekkelijke alternatieven voor nucleair afvalmanagement, inclusief recycling technologieën. Toegepast onderzoek naar het verduurzamen van nucleaire energie en optimaal gebruik van kernfusie technologie wordt uitgevoerd in samenwerking met toonaangevende internationale partners. Op dit moment worden voorbereidingen getroffen voor de bouw van de PALLAS reactor als vervanger van de huidige HFR.

Opdrachtgever vraag specifiek om Primavera
Als manager projecten & producten bij de business unit Irradiaton & Development (I&D) bij NRG onderschrijft Hans Hegeman het belang van professionele projectinrichting en -sturing. "In het verleden werkten we decentraal: elke afdeling hanteerde een eigen planning dat in een zelfgekozen systeem werd ingevoerd. Geen ideale situatie: het ontbreken van uniforme informatie over planning en oplevering verhoogt immers de kans op fouten, vertraging en overschrijding van budgetten. Bij NRG zijn vierhonderd medewerkers actief; bij de unit I&D werken tweehonderd mensen. Dan raak je zonder goede planning snel het overzicht kwijt, waardoor bijvoorbeeld opleverdata in het gedrang kunnen komen en mensen niet snel kunnen worden ingezet als dat onverhoopt nodig is. In een organisatie met talrijke projecten waar veel mensen, materieel en geld mee gemoeid zijn, is het belangrijk dat iedereen snel en transparant over alle benodigde informatie beschikt." Vanaf 2011 veranderde NRG bovendien in een matrixorganisatie met een projectmatige werkwijze. Om de decentrale manier van werken te doorbreken, stapte NRG over op Primavera P6. "Een gebruikersvriendelijk oplossing om projecten te beheren en uit te voeren", vindt Hegeman. "Bijzonder bij onze overstap is dat we vooraf geen verschillende partijen hebben benaderd en de beste offerte hebben gekozen. We werden extern gedreven door klanten die al Primavera gebruikten; bij het project Fusion for Energy was het zelfs een specifieke voorwaarde om in te stappen. Ook klanten op isotopen gebied werkten met Primavera. De keus was dus snel gemaakt."

Organische groei door Primavera
Nadat de beslissing voor de inrichting van een centraal systeem genomen was, is het implementatietraject van Primavera een organisch proces geworden, legt Hans Hegeman uit. "Om de continuïteit van projecten te waarborgen en te zorgen dat medewerkers goed getraind werden, hebben we circa acht maanden uitgetrokken om Primavera gefaseerd in te voeren. Een consultant van Primaned fungeerde hierbij als centraal aanspreekpunt bij het inrichten van projecten en toekomtige gebruikers zijn intesief begeleid en getraind bij de Primaned Academy, waar specifieke trainingen op het gebied van projectmanagement worden aangeboden. In een later stadium hebben we zelf een planner aangenomen." De rolspecifieke functionaliteit van Primavera P6 komt tegemoet aan de behoeften, verantwoordelijkheden en vaardigheden van een projectteam. Dankzij de geïntegreerde oplossing is het beheren van grote en kleinere proejcten transparant en efficiënt geworden en kunnen aanpassingen op verschillende complexiteitsniveaus snel gerealiseerd worden. "Het systeem wordt nog niet optimaal benut", weet Hegeman. "Dit heeft alles te maken met de organische groei van decentraal werken naar projectmatig plannen. Ook kost een traject van deze omvang gewoon tijd. Automatisering raakt het hart van een onderneming; voordat een nieuwe systeem is geïmplementeerd en gebruikers er volledig mee uit de voeten kunnen ben je gauw een jaar verder.

Interne discussie over projectsturing
Opmerkelijk is dat Hegeman de interne discussie die op gang kwam na de implementatie van Primavera, de grootste winst tot nu toe noemt. "De rollen zijn enigszins omgedraaid: normaalgesproken bewijst een nieuwe softwareoplossing snel na de testfase zijn voordelen. Bij NRG worden we door de medewerkers van Primaned en Primavera juist geprikkeld om eens kritisch te kijken hoe je een systeem het best kunt inrichten en besturen; als dat helder is, kan het systeem optimaal gebruikt worden. Voor ons is dit een prima gelegenheid om projectinrichting en -sturing vanuit de kern stapsgewijs te professionaliseren. Primavera dwingt ons om de behoefte aan planning inzichtelijk te maken en scherp naar alle bedrijfsprocessen te kijken. Uiteindelijk komen we hierdoor tot de meest ideale situatie: een goed ingerichte organisatie. Daarna kunnen we extern richting onze klanten ook laten zien dat we volledig in controle zijn.

Koppeling Primavera en SAP
NRG heeft met Primavera een belangrijke stap richting de toekomst gezet, stelt Hans Hegeman. "We staan aan de vooravond van een organisatorische verandering. Het streven is om op korte termijn een koppeling van Primavera met SAP te realiseren, waardoor planning en control verder worden verstevigd en we onze portfolio professioneel kunnen presenteren. Door het financiële gedeelte, zoals de urenregistratie en alle voortgangsinformatie over projecten, te koppelen met Primavera wordt het in de toekomst mogelijk om snel te anticiperen en bij te sturen als dat nodig is. De eerste belangrijke aanzet hiervoor is met de implementatie van Primavera al gegeven. In een organsiatie van onze omvang is plannen echt een vak; inmiddels heeft de nieuw aangetrokken planner een erkende rol binnen NRG. Al deze veranderingen zijn hun investering waard, want deze verregaande professionalisering verdient zich in de toekomst zeker terug."