Heerema Marine Contractors ook groot in project planning

Heerema Marine Contractors is bekend van knappe staaltjes op volle zee. De drie reusachtige schepen van Heerema installeren bijvoorbeeld gas en olieplatforms voor de olieindustrie, en breken ze weer af. In een business waarin elk inefficiënt gebruikt uur handenvol geld kost, is een goede projectplanning cruciaal.

Trots laten Peter Landsweers en Peter Sabel, respectievelijk hoofd van de afdeling planning en senior project planner, zien wat hun bedrijf doet. Heerema Marine Contractors, een privaat bedrijf, is eigenaar van drie enorme kraanschepen, te vergelijken met varende bouwplaatsen. De Balder, goed voor een capaciteit van 7000 ton, de Hermod, met een capaciteit van 9000 ton en de Thialf met een hefvermogen van 14200 ton. Deze reuzeschepen doen hun werk op volle zee, wereldwijd, 24 uur per dag, 7 dagen in de week. De Balder kan bijvoorbeeld pijpleidingen leggen tot 3000 meter diepte. Afgezien van de perioden dat ze voor onderhoud in het dok liggen worden deze schepen voortdurend aan het werk gehouden. Iedere dag dat ze stilliggen – met de 200- tot 400-koppige bemanning erbij - betekent immers verlies. De belangrijkste klanten van Heerema zijn de grote oliemaatschappijen. “Op dit moment zijn we bijvoorbeeld voor ConocoPhillips bezig één van de grootste olievelden ter wereld – Ekofisk – op te ruimen”, zegt Landsweers. “De eerste fase van dat project hebben wij ‘te pakken’, het opruimen van de kleinere platforms. Die fase duurt van 2005 tot 2009. Vervolgens komt er een tweede fase die zes jaar loopt. We hebben een permanente planner op deze offerte zitten, en als we ook de tweede fase binnenslepen hebben we er denk ik twee fulltime planners voor nodig.”

Planners-knowhow

Naast de enorme technische expertise binnen het bedrijf, wordt dus ook specialistische planners-knowhow steeds belangrijker. “Het is van levensbelang dat mobilisaties en parallelle projecten naadloos op elkaar kunnen aansluiten. Kritisch, snel, maar ook veilig. Een schip mag geen dag stilliggen”, zegt Landsweers. Om slagvaardig op te kunnen treden in zowel de tender- als de uitvoeringsfase zijn inmiddels zo’n twaalf planners aan het werk op het hoofdkantoor van Heerema in Leiden. Heerema gebruikt twee projectplanningssystemen. Het ene – AMS RealTime Projects – wordt gebruikt voor de ‘scheepsbewegingen’ en de ‘snelle’, meer eenvoudige planningen.

“Het gebeurt dat iemand aan een offerte werkt en op vrijdagmiddag om vier uur vraagt of je om vijf uur nog even een planning klaar kunt hebben”, legt Landsweers uit. “Voor alle fasen van ieder project maken we een integrated planning, waarvoor we sinds 2002 Primavera gebruiken”, zegt Sabel. “We werkten met MS Project, maar dat had niet voldoende functionaliteit. We hebben daarom gekozen voor Primavera. Aanvankelijk was dat de Primavera Project Planner, in september 2003 zijn we overgestapt naar Primavera EPPM. Inmiddels hebben we daar acht licenties voor.” De implementatie kostte de nodige energie. “Vooral omdat we tussentijds wat personeelswisselingen hadden”, zegt Landsweers. “En het is nu eenmaal een pakket waar je in thuis moet raken. Uiteindelijk hebben we het honderd procent geïmplementeerd, en alle projecten erin gezet.”

Effect nu al meetbaar

De integrated projectplanning is de laatste tijd aangescherpt in het kader van een evaluatietraject dat door bureau McKinsey wordt begeleidt. “In dat programma worden verbetergebieden geïnventariseerd en vervolgens worden de verbeteringen in gang gezet. Integrated projectplanning was een van de gebieden waarmee de revenues nog konden worden verhoogd en de kosten verlaagd. Het effect is nu al meetbaar”, zegt Landsweers. “Daarnaast was het ook mijn persoonlijke drive om het gebruik van Primavera te optimaliseren.

Duidelijk was dat Primavera EPPM engineering, procurement en overall installation moest bevatten, met als een van de speerpunten de multi-project functionaliteit om alle benodigde resources in kaart te brengen. Het is de bedoeling de optimalisatie

in juni van dit jaar helemaal rond te hebben.”

Ondersteunende tool

De planners van Heerema zitten op de speciale planningsafdeling. Voor dit werk is het een groot voordeel als planners ook de nodige kennis van de offshore-industrie hebben, zegt Sabel. “Je kunt onmogelijk een goede planning maken als je niet weet wat het werk in de verschillende fasen inhoudt. Een schip heeft misschien maar een week nodig voor de daadwerkelijke uitvoering van het werk, maar de voorbereidingstijd kan jaren in beslag nemen.” De ruim tweehonderd engineers en tientallen andere techneuten van Heerema bereiden in die periode het werk ‘tot op de millimeter’ voor. Daarnaast zijn er voortdurend planners beschikbaar voor tenderplanning. Ook als aanbieder in een tenderprocedure moet Heerema slagvaardig kunnen opereren. “Steeds meer klanten willen ook al in de aanbiedingsfase een integrated planning zien”, zegt Landsweers. “Wat dat betreft is het ook een voordeel om met Primavera te werken: het is toch min of meer de standaard in deze industrie.”

Binnenkort willen de planners van Heerema een koppeling van Primavera met SAP realiseren. “Achter de schermen draaien de applicaties op een Oracle database. Daarop zullen we een stuk maatwerk moeten passen”, zegt Landsweers. Daarnaast zullen er viewfuncties gecreëerd worden voor andere afdelingen, zoals procurement. “Het belangrijkste doel is dat Primavera een echt ondersteunende tool wordt voor de projectteams.

Zo kunnen ze zien waar ze staan in de tijd, qua voorbereiding. Iedere projectmanager moet op de laatste zondag van de maand een rode streep kunnen trekken, en meteen de status zien van elke activiteit die hij doorsnijdt”, concludeert Landsweers.