Gemeente Amsterdam - Optimaal plannen in hartje Amsterdam

Wie zich wel eens in de Amsterdamse binnenstad waagt, krijgt de indruk dat ‘overal’ en ‘altijd’ gewerkt wordt aan de straat. En inderdaad: in het centrum worden honderden projecten uitgegeven. Het stadsdeel staat voor de uitdaging die optimaal te coördineren en te plannen. Primavera EPPM ondersteunt die planning.

Jerry van Heuven van Staereling is coördinator Planning & ICT bij het Amsterdamse Stadsdeel Centrum. In totaal beschikt het stadsdeel over vier planners voor de sector Openbare Ruimte, en één planner voor de sector Bouwen & Wonen. Alle vijf werken ze met Primavera EPPM; Van Heuven van Staereling coördineert de sector Openbare Ruimte en is ook het meest bedreven in de Primavera software. Een planningssysteem is onontbeerlijk in de hectiek van de hoofdstad. “De bereikbaarheid van de binnenstad en de doorstroom moeten gehandhaafd blijven”, zegt Van Heuven van Staereling. “Daar zijn we voor het onderliggende wegennet redelijk succesvol in, maar de noodzaak tot coördineren blijft.”

Gekoppeld met GIS

Om een goed overzicht te krijgen van de geplande werkzaamheden, is Primavera EPPM gekoppeld aan een Geografisch Informatie Systeem (GIS) ‘Centrum in Beeld’. Achter het bureau van Van Heuven van Staereling hangt een plattegrond van het stadscentrum. In verschillende kleuren staan de werkzaamheden voor 2005, 2006, 2007 en 2008 erop aangegeven. “De details van de planningsgegevens uit Primavera EPPM komen pas in een later stadium in het GIS; in eerste instantie komt alleen de startdatum en de einddatum erin naar boven. Die koppeling met Centrum in Beeld is echt noodzakelijk. Je krijgt een goed plaatje: je ziet ook wat er bij wijze van spreken om de hoek gebeurt. Want niet iedereen heeft alle projecten én de plattegrond van het centrum zo precies in zijn hoofd natuurlijk.” In het GIS kunnen de planners daarnaast ook andere projecten zien, zoals bijvoorbeeld de aanleg van de Noord-Zuidlijn, bouwprojecten, evenementen en markten.

In die koppeling met het GIS toont zich de grote kracht van Primavera EPPM, vindt Van Heuven van Staereling. “Primavera EPPM draait op een open, duidelijk gestructureerde database. We hebben vrij eenvoudig zelf een interface kunnen bouwen, waarbij Primavera EPPM ‘weet’ welke data te exporteren naar het GIS. Planningsinformatie over voorbereidingen is immers niet interessant voor het GIS, het gaat om informatie over de werkzaamheden op straat.”

Achter de schermen

De planning van het werk in de openbare ruimte is een omvangrijk proces, waarvan het grootste deel zich ‘achter de schermen’ afspeelt. Op het moment dat een aannemer een straat openbreekt is daar een lange procedure aan vooraf gegaan. Van projectvoorstel, voorleggen aan de wethouder, inspraakrondes, het definitieve ontwerp naar het dagelijks bestuur van de deelgemeente tot het technisch voorbereiden en aanbesteden, bij grote projecten zelfs Europees. Naast de koppeling met Centrum in Beeld heeft Primavera EPPM in het stadsdeel een koppeling met ‘PISTOR’, het Project Informatie Systeem Openbare Ruimte. “Dat systeem neemt uit Primavera EPPM de uitvoeringsdata en nog een aantal andere belangrijke mijlpalen over”, legt Van Heuven van Staereling uit. “Ook de project- en activiteitcodes worden erin overgenomen. Op het moment zijn we ook bezig de eerste koppeling te leggen met One World, ons ERP-systeem. Dat bespaart ook weer een hoop werk: nu moeten bijvoorbeeld de uren die we op een project schrijven worden overgetypt in het ERP-systeem. Straks wordt het automatisch doorgevoerd.”

Tot slot is er ook nog een koppeling met het informatiesysteem van het gemeentebreed coördinatiestelsel. Het coördinatiestelsel voert de regie over de hoofdnetten, met name wat de bereikbaarheid betreft. Daarnaast wordt projectinformatie verzameld over het onderliggend wegennet. “Met elkaar proberen we de projecten zo goed mogelijk te coördineren en te combineren”, zegt Van Heuven van Staereling. “Als de ene maand ergens de straat hersteld wordt, zijn de bewoners niet blij als er de maand daarna iets aan de riolering moet gebeuren. Door werkzaamheden te combineren beperken we onnodige overlast.”

Omvangrijk systeem

Toen Van Heuven van Staereling bij het stadsdeel kwam werken, gebruikten ze daar al Primavera Project Planner. Hij had reeds de nodige ervaring met plannen in MS Project. “Omdat ik al een tijd als planner werkte, kon ik met Primavera Project Planner snel uit de voeten. Ik heb een cursus gevolgd bij Primaned, en later na de upgrade naar EPPM nog één. Inmiddels beheers ik alles wat ik nodig heb, dus wat dat betreft maak ik weinig gebruik van de support. Primavera EPPM is een omvangrijk systeem dat veel mogelijkheden biedt, die hier bij het projectenbureau van de sector Openbare Ruimte goed worden gebruikt. Wij maken echt gebruik van de mogelijkheden voor integrale planning, capaciteitsplanning en koppeling met andere systemen. Je kunt bijvoorbeeld de Primavera EPPM database direct aan andere databases koppelen, zodat je altijd de goede, up-to-date gegevens hebt. Ook integrale capaciteitsplanning gaat heel goed in Primavera EPPM. We hebben een paar honderd projecten actief, maar door de structuur van Primavera EPPM merk je daar in de snelheid van de berekeningen nauwelijks iets van. De berekeningen zijn bovendien betrouwbaar, daar heb ik met andere programma’s wel eens andere ervaringen mee gehad. De informatiestructuur van een programma als dit is heel belangrijk.

Het maken van grafische rapporten gaat bijvoorbeeld heel goed in Primavera EPPM, het maken van administratieve rapporten is lastiger. Maar dat is dan weer goed op te lossen door met Chrystal Reports rapporten te generen direct uit de Primavera EPPM database. Je kunt als het ware dataminen op je eigen manier. Maar ik ken geen ander programma met dezelfde mogelijkheden en prestaties.”