Durabrik - Efficiëntie troef bij Durabrik dankzij Primaned

Om binnen de gestelde tijdspanne kwaliteitsvolle, betaalbare woningen aan te bieden, kiest Durabrik de weg van efficiëntie. Mankracht, materialen en machines worden minitieus gepland in functie van de locatie en progressie van de bouw- en renovatieprojecten. Met gemiddeld 350 werven per jaar kan dit natuurlijk niet zonder softwaretools. Durabrik koos doelbewust voor Oracle Primavera P6 dat door Primaned werd voorgesteld. “Na vier jaar beschouw-en we deze oplossing al lang niet meer als een pure planningstool. Intussen is het een essentieel onderdeel van onze processen geworden”, aldus ICT Manager Vincent Coppije.

Durabrik is in België een gereputeerde naam in de markt van sleutel-op-de-deur woningen. Daarnaast specialiseert de firma zich onder de merknaam Victor in renovatieprojecten, is er een business unit die zich met de aankoop van gronden bezighoudt en heeft ze met dochteronderneming EcoPuur alle kennis in huis om woningen van duurzame energietechnieken te voorzien. In drie vestigingen (Drongen, Kampenhout en Nevele – EcoPuur en Victor) stelt ze 240 mensen te werk, waaronder een honderdtal arbeiders die zich voornamelijk in funderingen, ruwbouw en dakwerken specialiseren. Voor de buitenafwerking, schrijnwerk, interieurinrichting en technieken beschikt de bouwfirma over een brede waaier aan vakkundige onderaannemers. 

Standalone applicatie voldeed niet meer

Sinds Joost Callens aan het roer van Durabrik staat, kent de firma een explosieve groei. Ecopuur realiseert jaarlijks zo’n 450 energieprojecten, en er wordt gemiddeld op 300 nieuwbouw- en 50 renovatiewerven gewerkt. Tot 2012 werd het standalone planningspakket MS Project gebruikt. Deze applicatie liet echter geen lange termijn planning van resources op bedrijfsniveau toe. Hierdoor kampte de ene werf geregeld met overcapaciteit, terwijl op de andere handen tekort waren. “Door het ontbreken van een globaal overzicht, konden we niet met de mankracht schuiven,” legt Vincent Coppije uit. “We hadden ook geen zicht op hoeveel resources we over enkele maanden nodig zouden hebben. Resultaat: geregeld waren onze onderaannemers al ‘bezet’ en moesten we naar een (duurder) alternatief zoeken.”

Op zoek naar meer efficiëntie

Al in 2010 wilde de CEO van Durabrik de planning verregaand automatiseren. “Hij besefte maar al te goed dat efficiëntie het beste wapen is om in een sterk concurrerende markt overeind te blijven,” vertelt Vincent Coppije. “Door mankracht op het juiste tijdstip en niet langer dan nodig in te zetten, kan een bouwfirma kwali-teit aan een betaalbare prijs blijven aanbieden. In België blijven de loonkosten immers een dooddoener. Bovendien worden de deadlines alsmaar korter, wat eveneens nauwkeurige planningen noodzaakt. Bouwprojecten zijn echter geen statisch gegeven. Er zijn altijd onvoorziene omstandigheden die een werf vertragen: slecht weer, niet ingecalculeerde bouwtechnische problemen en/of aanpassingen, materiaal dat te laat wordt geleverd, werkkrachten die wegens ziekte uitvallen. Planningen moeten dus constant worden bijgewerkt, en dit zo snel mogelijk. Tenslotte willen de klanten in toenemende mate een up-to-date overzicht van de werkzaamheden. Al deze factoren samen zorgden ervoor dat we besloten om naar een nieuwe planningstool uit te kijken.”

Oracle Primavera meest geschikt

Durabrik ging bij de keuze van de tool niet over één nacht ijs. Verschillende applicaties werden  onder de loep genomen en uitgetest, er waren referentiebezoeken, en het traject eindigde met een proof of concept. “Primavera, dat door Primaned werd voorgesteld, stak met kop en schouders boven de rest uit,” vertelt Vincent Coppije. “Het pakket  kan probleemloos het volume van onze werven aan. Omdat je eenvoudig verschillende views kan definiëren, krijg je een functioneel inzicht op alle geplande projecten en resources. Uniek is dat Primavera ook de flexibiliteit biedt om de projectstructuur zowel op verkaveling-, lot- als woonunitniveau te openen.”

Meerwaarde tijdens implementatie

Ondanks de grote flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid is Oracle Primavera P6 geen ‘plug & play’ applicatie. “Je moet bereid zijn om voldoende tijd en energie in de implementatie en training te steken,” aldus Vincent Coppije. “Die fase was trouwens erg leerzaam. Primaned is immers geen softwareleverancier, maar een expert in project controls. De consultants introduceren de gebruikers op een uiterst efficiënte manier in de functionaliteit van Oracle Primavera. Eerst kregen een aantal key users – projectleiders, IT-mensen en de operational controller – een training over de mogelijkheden van Primavera. Daarna volgden ze diverse workshops waarin ze samen met de consultants de requirements definieerden en de structuur/sjablonen voor de planning uitwerkten. Interessant was dat Primaned hierbij de vinger op de pijnpunten van onze planning legde en concreet toepasbare optimalisatievoorstellen formuleerde. Zelfs het afstemmen op de engineeringafdeling die de materialen bestelt, de output naar en terugkoppeling van onderaannemers en de integratie met ons ERP-pakket werden onder de loep genomen. Het resultaat was dat we één geïntegreerd geheel verkregen, met processen die optimaal op elkaar zijn afgestemd en een totale planning die het onderste uit de kan haalt. Op aanraden van Primaned hebben we ons planningswerk zelfs gedecentraliseerd en over meerdere projectleiders verdeeld. Intussen blijkt dat deze manier van werken een belang-rijke strategische meerwaarde creëert. In geval van nood kunnen we een beroep op andere planners doen, de kennis zit bij meerdere mensen én de planning is accurater omdat ze wordt opgesteld door mensen die dicht bij de werven staan.”

Hoe werkt het precies?

Bij de in verkoopstelling van een project wordt de planning op basis van een sjabloon in Oracle Primavera vastgelegd. De planner wijst vervolgens de resources (eigen mensen en onderaannemers) aan het project toe. Dit gebeurt per ‘werksoort’: metselwerk, elektriciteit, fundering, HVAC, ... Vervolgens start de planner het traject op door in Oracle Primavera P6 een datum ‘start werken’ in te geven. Het sjabloon zorgt ervoor dat alle activiteiten (inclusief onderlinge afhankelijkheden) correct worden ingepland. De planning wordt wekelijks  herberekend in functie van de gegevens die de werfleiders doorgeven over gestarte, afgewerkte of verschoven werkzaamheden. Vincent Coppije: “De planners moeten enkel checken of er geen conflicten in de bezetting optreden en dat iedereen op langere termijn nog voldoende werk heeft. Indien nodig zullen ze dus zelf bepaalde activiteiten verschuiven. Na bevestiging wordt de planning in het ERP-systeem opgeladen, dat op zijn beurt automatisch vorderingsstaten en facturatieschrijven genereert. Tevens wordt vanuit Oracle Primavera P6 elke week een gedetailleerde werkplanning naar de onderaannemers gestuurd. Tenslotte is er een link naar het klantenportaal, zodat bouwheren de vooruitgang van de werken nauwgezet kunnen opvolgen, dit alles gebaseerd op de data in de Oracle Primavera P6 databank.”

Oracle Primavera helpt groei bestendigen

Dankzij Oracle Primavera P6 is Durabrik erin geslaagd haar groei te bestendigen zonder in evenredige mate extra personeel aan te werven. “Omdat we onze resources maximaal efficiënt inzetten, kunnen we nog steeds kwaliteit aan een betaalbare prijs aanbieden,” vertelt Vincent Coppije. “Ook de onderaannemers kunnen nu efficiënter werken, wat in gezonde partnerships resulteert. Een groot pluspunt van Oracle Primavera P6 is dat iedereen nu altijd dezelfde versie consulteert, waardoor discussies tot het verleden behoren. Tenslotte beschikken we nu over  een globaal overzicht, wat ons in staat stelt sneller conflicten te detecteren en gemakkelijker de deadlines te halen.”

Meer toepassingen in het vooruitzicht

Natuurlijk biedt Oracle Primavera P6 nog heel wat andere functionaliteit, maar die gebruikt Durabrik bewust nog niet. “We hadden enkel nood aan een efficiënte planningstool,” legt Vincent Coppije uit. “Naarmate je het pakket verder doorgrondt, krijg je echter wel honger naar meer. Dus zijn we nu stappen aan het zetten om de toepassing van Oracle Primavera te verruimen. Zo werd de applicatie geparametriseerd op maat van de renovatieafdeling. Nu testen we met Primaned een Team member app waarmee de werf-leiders rechtstreeks via hun iPad of smartphone kunnen ingeven welke activiteiten zijn opgestart, beëindigd of verschoven. Zo verkrijgen we een planning in ‘real-time’, wat een nog efficiëntere inzet van de resources zal toelaten. Tevens is het de bedoeling om op korte termijn de planning van de engineeringafdeling, met name de voorbereiding, inclusief bestellingen, bouwaanvragen met Oracle Primavera te doen. Zelfs het traject van verkaveling- en wegenisvergunningen willen we erin opnemen. Met andere woorden: we willen integraal en op lange termijn plannen. Naast nog kostenefficiënter werken, zou dit ons in staat stellen projecten strategischer op te starten en met Oracle Primavera P6 dus een stuk aan portfoliomanagement te doen. Oracle Primavera P6 is dus veel meer dan een planningstool. Bij Durabrik is het uitgegroeid tot een belangrijk wapen om onze marktpositie te bestendigen!”

Benieuwd wat Primaned voor uw organisatie kan betekenen? Bel +31 10 4425177 of +32 3 2182135.