Inzicht in projecten portfolio bij Astron

Op de hei van Dwingeloo, tussen de slaperige Drentse bossen, ligt het kantoor van ASTRON. Het futuristische gebouw, volgestopt met de meest geavanceerde apparatuur, wekt associaties op met spannende spionagefilms.

Hier worden de waarnemingen van de radio-telescoop in Westerbork verwerkt tot kennis over het heelal. Hier wordt ook hard gewerkt aan de voorbereidingen van LOFAR: een radiotelescoop, opgebouwd uit clusters van antennes door heel Nederland, met een totale doorsnede van 350 kilometer.

De nieuwste instrumenten worden ontwikkeld voor de astronomie. Om alle complexe lange termijnprojecten goed te kunnen beheersen werkt ASTRON sinds de zomer van 2002 met Primavera. ASTRON doet wetenschappelijk onderzoek en ontwikkelt sterrenkundige instrumenten. Het is een schone, high-tech industrie die uitstekend samengaat met de Drentse natuur. Onder ASTRON vallen de radiosterrenwacht Westerbork, de directie en staf en het technisch laboratorium, waar ruim negentig wetenschappers en technici zich bezighouden met research en development van nieuwe instrumenten voor de astronomie. Dat kunnen tastbare instrumenten zijn, zoals antennes en lenzen, maar ook abstracte, denk aan methodes om storingen van GSM-masten weg te filteren. “In ons technisch laboratorium zijn we voor ongeveer twee derde bezig met de techniek voor de radioastronomie ten behoeve van toekomstige telescopen, zoals de Square Kilometer Array en LOFAR.

Daarvoor ontwikkelen we instrumenten maar ook software”, vertelt André van Es, manager Process Support R&D bij ASTRON. “Ongeveer een derde van onze capaciteit investeren we in optische en mechanische instrumenten voor de astronomie. We zijn onder andere bezig met het MIRI-project: het ontwikkelen van een camera voor de James Webb Space Telescope, de opvolger van de Hubble Space Telescope. Een enorme nieuwe uitdaging voor ons, omdat dit het eerste ruimtevaartproject is waarbij we betrokken zijn.

Subsidiegeld

De stichting in Dwingeloo heeft naast onderzoek- en ontwikkelingsdoelen ook een belangrijke taak op het gebied van onderwijs, met name in de sterrenkunde. ASTRON valt onder NWO, de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek. Op haar beurt is NWO weer onderdeel van het Ministerie van OC&W. ASTRON bestaat voor een belangrijk deel van subsidiegeld. Om daar op een goede manier verantwoording over af te kunnen leggen is procesbeheersing en projectmanagement steeds belangrijker geworden. Zeker nu er steeds meer geld uit andere fondsen – bijvoorbeeld Europese - komt, is gedetailleerd inzicht in hoe het geld wordt uitgegeven een voorwaarde. Primavera blijkt voor ASTRON het ideale instrument om bij de talrijke projecten een vinger aan de pols te houden. “We werkten eerst met een eenvoudige tool, die bovendien veel handwerk vereiste”, vertelt Van Es. “We zijn toen op zoek gegaan naar software die er op zijn minst voor zorgde dat de uren die mensen schreven automatisch in de projectplanning terechtkwamen. Een andere voorwaarde was dat de applicatie web-based moest zijn. Onze wetenschappers werken voor een groot deel met andere besturingssystemen dan windows, en het zou een te grote drempel zijn wanneer ze hun uren moesten schrijven in een windows-applicatie.

Bovendien kunnen ze nu via internet overal ter wereld hun urenregistratie bijhouden. Onze accountants wilden graag het aantal menselijke handelingen in de projectenadministratie minimaliseren. Door de Primavera Enterprise applicaties aan ons financiële programma Navision te koppelen gaat dat heel goed. We zijn er met behulp van Primavera in geslaagd de administratie en de rapportage nu maandelijks te doen, in plaats van per kwartaal. Zo kunnen we de projecten veel scherper volgen. Zeker bij een project als LOFAR waarin honderdduizenden euro’s per dag zullen omgaan hebben we frequente updates nodig, waarschijnlijk wekelijks.”

Geleidelijke cultuuromslag

ASTRON werkt nu met Primavera, module Project Manager en binnenkort met de webbased. Komend jaar wil Van Es daar de Methodology Manager aan toevoegen. Hij voert de applicaties weloverwogen één voor één in. “De projectleiders zien nu zelf hoe handig het is om hiermee te werken, en hoeveel inzicht het verschaft. Pas als ze zelf gaan vragen om nieuwe functionaliteiten kom ik ermee op de proppen. Je kunt mensen niet van de ene op de andere dag een totaal nieuw systeem voorzetten.

Zo hebben we aanvankelijk ook de driemaandelijkse cyclus gehandhaafd. Ik stuur aan op een geleidelijke cultuuromslag, al moet ik zeggen dat we Primavera vrij gemakkelijk in de bestaande organisatie hebben kunnen inpassen. Het gebruik van de applicatie zelf doet je nadenken over de organisatie, op projectniveau en over de hele breedte. Hoe lopen de verantwoordingslijnen tussen de projectorganisatie en de staande organisatie?” Sinds 1 juli 2002 werkt ASTRON met Primavera. Sinds 1 oktober van dat jaar draait het financiële pakket Navision ernaast. “De koppeling van die twee applicaties was complexer dan we dachten”, zegt Van Es. “Navision heeft een heel andere architectuur. Nu werkt het goed samen, maar het was een enorme ‘vertaalklus’. Primaned heeft daar uitstekend bij geholpen.”

Primavera training

Het uren schrijven is inmiddels verplichte kost geworden voor de ASTRON-medewerkers. “Iedere medewerker werkt in principe 2088 uren per jaar, en ieder uur wordt verantwoord. In progress reporter vult iedere medewerker in aan welke projecten hij of zij hoeveel tijd besteed. Het leren werken daarmee was vrij eenvoudig. Een aantal mensen binnen de onderzoeksgroepen zijn drie dagen op ‘Primavera cursus’ geweest en hebben vervolgens per groep hun kennis doorgegeven.” Van Es en zijn collega’s zijn buitengewoon tevreden met de nieuwe aanpak. “Met Primavera Enterprise kunnen we beter en gedetailleerder rapporteren, de budgetbeheersing is beter, of in ieder geval is het inzicht in de financiële positie nu goed. Je moet natuurlijk altijd nog zelf de verantwoordelijkheid in handen houden, maar projectleiders kunnen er nu echt bovenop zitten. Op basis van de planning maken we iedere drie maanden een ‘spending profile’ zodat we inzicht hebben in toekomstige uitgaven. Dat inzicht komt uit Primavera, Navision biedt dat niet. We gaan naast uren ook investeringen in Primavera Enterprise invoeren, zodat we nog beter kunnen zien of dat aansluit bij de financiële planning. De voorbereiding van het LOFAR-project, in totaal 21 miljoen euro, is gestart met 6,9 miljoen euro van het samenwerkingsverband Noord-Nederland. Dit jaar hebben we die voorbereidingen afgesloten, en dankzij Primavera hebben we alle vragen van geldschieters perfect kunnen beantwoorden. Je gaat om met gemeenschapsgeld, en het is een kwestie van ethiek daar heel zorgvuldig mee te zijn.”